Beberapa kali saya bertemu dengan pelanggan ataupun calon pelanggan yang tidak menggunakan email resmi dari perusahaan. Mereka lebih memilih untuk menggunakan layanan email gratis yang tersedia dan banyak digunakan oleh pengguna internet lainnya.
Menggunakan alamat yang bukan resmi email perusahaan atau akun email ‘gratis’ dapat memberikan dampak negatif terhadap bisnis. Kenapa?
Karena ini membuat siapapun dapat membuat email sejenis secara gratis dan memudahkan mereka untuk melakukan penipuan mengatasnamakan perusahaan anda. Dan lebih parahnya lagi, anda tidak memiliki perlindungan karena kebanyakan karyawan anda menggunakan email sejenis untuk media komunikasi mereka.
Saya menemukan ada  alasan utama kenapa karyawan tidak menggunakan email resmi dari perusahaan:
1.Tidak Punya IT Team
Alasan ini banyak saya dapatkan dari perusahaan kecil dan menengah. Mereka belum siap untuk menginvestasikan team IT untuk perusahaan mereka sendiri. Oleh karena itu, lebih mudah untuk membuat email umum dan lebih cepat.
2. Sulit Mengirim & Menerima Email
Ini adalah alasan lain yang membuat karyawan tidak menggunakan email perusahaan. Walaupun alamat email telah di berikan, mereka merasa email yang mereka kirim atau terima tidak 100%.
Hal ini biasa disebabkan oleh kualitas server dari perusahaan tersebut.
3. Kuota Kecil
Beberapa client yang saya temui mengatakan bahwa kapasitas email perusahaan mereka relatif kecil. Sehingga ini menyulitkan mereka untuk menerima email dengan lampiran.
Karena kapasitas email umum biasanya jauh lebih besar, mereka dengan lebih nyaman menggunakannya.
4. Tidak Mendukung IMAP
Saat ini pengguna internet lebih banyak menggunakan perangkat seluler dibandingkan perangkat desktop. Perangkat seluler lebih banyak mendukung teknologi imap & POP3 untuk layanan email.
Tidak semua akun email dapat mendukung fitur ini.
5. Fitur Tidak Lengkap
Saat ini, pengguna email ‘gratis’ di manjakan dengan berbagai fitur yang relatif lengkap. Fitur tersebut antara lain editor untuk Word, Sheet, & Presentasi, Kalender, Penyimpanan Data, dsb.
Layanan email perusahaan biasa tidak mendukung fitur ini sehingga mereka lebih sulit untuk menggunakan fitur sejenis.
Penggunakan email perusahaan menjadi sangat penting untuk menjaga kredibilitas dan keamanan dari bisnis masing-masing.
Salah satu solusi untuk email ini adalah dengan menggunakan professional tools yang di desain khusus untuk bisnis. Yang paling saya rekomendasikan adalah menggunakan Google Apps. Layanan yang di sediakan oleh Google untuk segala jenis bisnis.
Apabila anda memiliki kesulitan atau tantangan seperti di sebutkan di atas, anda bisa menghubungi kami di (021) 5890 1608 atau lihat disini. Team kami akan segera membantu bisnis anda.
