Faktur adalah salah satu dokumen penting, ketika kita melakukan kegiatan transaksi jual beli barang, khususnya barang berharga. Istilah dan fungsi faktur seringkali disamakan dengan kwitansi. Padahal dokumen tersebut merupakan dua dokumen yang berbeda.
Kwitansi digunakan sebagai tanda bukti bahwa si penjual telah menerima uang, dengan kata lain, tanda bukti terima uang. Sedangkan faktur adalah pernyataan tertulis dari penjual kepada pembeli, tentang barang yang dijual, jumlah, kualitas, dan harganya yang dapat menjadi pegangan pembeli untuk meneliti barang yang dibelinya.
Jika Anda sering melakukan kegiatan transaksi jual beli, maka Anda sangat disarankan untuk memiliki pengetahuan yang lebih mendalam terkait faktur, beserta fungsi, komponen, jenis, dan contohnya. Mari kita simak bersama ulasan tentang faktur berikut ini.
Apa Itu Faktur?
Photo by RODNAE Productions: https://www.pexels.com/photo/person-in-white-dress-shirt-using-a-calculator-5915230/
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), faktur adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar. Secara sederhana, faktur merupakan catatan transaksi berupa tagihan yang berisi produk yang harus dikirimkan, jumlah harga yang ditagihkan, beserta nama konsumen. Catatan transaksi ini biasanya dikeluarkan pihak penjual kepada pembelinya.
Pembuatan dokumen faktur biasanya dibuat dalam bentuk rangkap tiga, dan berisikan transaksi jual beli dalam dunia bisnis. Rangkap pertama faktur adalah untuk menjadi arsip perusahaan yang mempunyai sistem penjualan. Rangkap kedua untuk pihak pembeli, dan rangkap ketiga, dapat dijadikan sebagai arsip untuk keuangan.
6 Fungsi Faktur
Faktur adalah dokumen penting yang berkaitan dengan segala kegiatan transaksi jual beli, terutama bagi konsumen yang menggunakan sistem kredit. Fungsi utama faktur adalah sebagai dokumen bukti utang, atau transaksi dari penjualan kredit antara pihak penjual dan pembeli. Penjabaran fungsi-fungsi dari faktur adalah sebagai berikut:
1. Bukti Transaksi Sah
Faktur dapat berfungsi sebagai bukti sah ketika Anda hendak menambahkan transaksi ke dalam pembukuan keuangan perusahaan Anda.
2. Sumber Rujukan
Jika Anda berniat untuk menjual kembali barang atau jasa yang berkaitan dengan bisnis Anda, faktur bisa menjadi sumber rujukan yang sah terhadap data lengkap dari barang atau jasa tersebut.
3. Laporan yang Sah
Faktur berisi tentang laporan lengkap tanda terima barang yang sah, serta dapat dimasukan ke dalam faktur pajak.
Baca juga: 5 Cara Kerja Artificial Intelligence dan Contohnya
4. Penjaga Kepastian Hukum
Isi dokumen faktur berisi bukti kepastian hukum, sehingga penjual dan pembeli terjamin keamanannya oleh hukum.
5. Wadah Penyimpanan Arsip
Faktur dapat Anda gunakan sebagai wadah penyimpanan arsip keuangan atau penjualan. Hal tersebut karena faktur memiliki informasi lengkap tentang pembeli beserta barang yang dibeli
6. Acuan Promosi
Faktur dapat berfungsi sebagai bahan analisis untuk melihat pola pembelian konsumen. Oleh karena itu, faktur dapat digunakan sebagai acuan kebutuhan promosi suatu perusahaan di kemudian hari.
6 Komponen Faktur
Sebagai dokumen penting yang memiliki fungsi sebagai barang bukti transaksi, sebuah faktur harus mencantumkan beberapa komponen khusus. Berikut adalah komponen dasar yang wajib ada pada sebuah faktur:
- Nomor faktur, sebagai identifikasi untuk pihak eksternal maupun internal
- Informasi penjual, mulai dari nama, logo perusahaan, alamat, nomor telepon, e-mail
- Tanggal faktur, mencakup tanggal pembayaran, durasikredit, dan jatuh tempo tagihan
- Ketentuan pembayaran, seperti pembayaran tunai, atau kredit, serta informasi rekening pembayaran
- Rincian produk, mulai profil produk, jumlah unit barang, biaya per unit, biaya pengiriman, pajak terkait, dan informasi total yang terutang.
- Informasi diskon, menginformasikan tentang berapa nilai potongan dari harga yang diberikan
3 Jenis Faktur
Secara umum terdapat tiga jenis faktur yang bisa Anda gunakan sesuai dengan jenis industri dan kebutuhan perusahaan Anda, yaitu:
1. Faktur Biasa
Jenis dokumen ini sangat umum digunakan untuk transaksi yang bersifat sederhana dalam kehidupan sehari-hari, atau dalam transaksi jual beli, dengan sistem yang sederhana.
2. Faktur Proforma
Faktur proforma atau proforma invoice merupakan jenis dokumen yang bersifat sementara. Faktur ini biasa diberikan sebelum penyerahan barang secara keseluruhan, dan digunakan sebagai pengganti sementara dikarenakan barang yang diterima konsumen, dikirimkan secara bertahap atau terpisah. Apabila barang telah diterima secara utuh, maka faktur ini akan diganti dengan faktur biasa.
Baca Juga: Product Knowledge Adalah : Arti, Jenis, dan Cara Meningkatkannya
3. Faktur komersial
Faktur komersial atau disebut juga sebagai commercial invoice memiliki isi dokumen yang lebih rumit dibanding faktur biasa. Faktur ini biasa digunakan khusus untuk perdagangan luar negeri, termasuk ekspor dan impor.
Posisi dokumen ini cukup spesial karena dalam proses pembuatannya harus mendapatkan legalisasi oleh perwakilan negara tujuan pengimpor. Legalisasi yang dimaksud harus berasal dari perdagangan, kantor konsuler, dan kedutaan besar negara pengimpor yang berkedudukan di negara pengekspor.
6 Contoh Faktur
Di bawah ini merupakan contoh-contoh faktur yang dapat Anda gunakan sebagai bukti transaksi bisnis:
1. Faktur Barang
Faktur barang berisi tentang daftar barang yang dibeli oleh konsumen. Dalam dokumen tersebut, penjual menyertakan harga dari barang yang dipesan oleh konsumen. Biasanya faktur ini digunakan oleh para kurir untuk mengirimkan barangnya.
2. Faktur Jasa
Faktur jasa merupakan dokumen penagihan atas jasa yang disediakan oleh penyedia kepada pengguna. Faktur ini biasanya digunakan untuk keperluan jasa internet, hosting situs, dan sejenisnya. Faktur jasa berisi daftar jasa yang telah diberikan beserta harga dan cara pembayarannya.
3. Faktur Pajak
Faktur pajak dikeluarkan oleh instansi pajak. Sesuai dengan namanya, dokumen ini berisi bukti pungutan pajak Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak (BKP), ataupun penyerahan Jasa Kena Pajak (JKP). Pengelolaan faktur pajak dapat dilakukan dengan lebih praktis menggunakan aplikasi e-Faktur Mekari Klikpajak.
Baca Juga: 8 Faktor Penyebab Keberhasilan dan Kegagalan Berwirausaha
4. Faktur Penjualan
Faktu ini merupakan dokumen bukti yang penjual berikan kepada pembeli barang atau jasa yang dijualnya. Penjual biasanya memberikan dokumen ini ketika barang telah sampai tujuan atau tempat pembeli.
5. Faktur Pembelian
Faktur pembelian adalah sebuah dokumen bukti yang membuktikan bahwa barang atau jasa yang telah dibeli, sesuai dengan keinginan pembeli. Dokumen ini berisi detail barang atau jasa serta harga tagihan yang harus dilunasi oleh pembeli.
6. Faktur Penagihan
Faktur penagihan dibuat secara khusus untuk menagih biaya yang harus dibayarkan oleh pembeli baik itu barang ataupun jasa yang telah dibeli oleh konsumen.
Seluruh pembahasan di atas menunjukkan bahwa pengetahuan faktur adalah wajib untuk dipahami oleh masyarakat, karena berhubungan langsung dengan transaksi jual beli barang dan jasa yang kita lakukan setiap harinya.
Selain itu, pemahaman faktur yang mendalam, akan memudahkan Anda memenuhi kebutuhan perusahaan. Pengetahuan tentang faktur ini bisa Anda terapkan ketika perusahaan Anda bertransaksi dengan jasa Digital Marketing Agency seperti ToffeeDev, terkait kebutuhan strategi Digital Marketing maupun pembuatan situs web perusahaan.
Sebagai salah satu Digital Marketing Agency Indonesia di Jakarta, ToffeeDev siap membantu Anda dalam mengembangkan situs web, dan membantu Anda untuk merencanakan dan menerapkan strategi Digital Marketing terbaik yang tepat sasaran, dan mencapai tujuan bisnis Anda.
Tunggu apa lagi, mari mulai mendigitalkan bisnis Anda bersama ToffeeDev, sebelum pesaing bisnis Anda melakukannya.
