Procurement adalah salah satu aspek yang sangat penting dalam keberhasilan sebuah bisnis. Secara umum, procurement merujuk pada proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya.
Dalam bisnis modern, procurement bukan hanya sekadar proses pembelian semata, tetapi juga merupakan elemen strategis dalam perencanaan dan pengambilan keputusan bisnis. Oleh sebab itu, kemampuan untuk melakukan procurement dengan efisien dan efektif dapat memberikan keuntungan kompetitif yang signifikan bagi suatu perusahaan. Simak selengkapnya untuk mengetahui informasi mengenai procurement.
Apa Itu Procurement?
Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang diperlukan oleh sebuah organisasi untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya. Dalam pengertian yang lebih luas, procurement adalah strategi untuk membeli barang atau jasa dengan efisien dan efektif sehingga dapat memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan.
Proses procurement melibatkan tahapan mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor, negosiasi harga dan persyaratan kontrak, hingga pengiriman dan penerimaan barang atau jasa yang dibutuhkan.
Dalam bisnis modern, procurement bukan hanya sekadar proses pembelian semata, tetapi juga merupakan elemen strategis dalam perencanaan dan pengambilan keputusan bisnis. Dengan melakukan procurement yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi operasionalnya, mengurangi biaya, meningkatkan kualitas produk atau layanan, serta meningkatkan kepuasan pelanggan.
3 Komponen Procurement
Menurut Beroe, ada tiga komponen penting dalam proses procurement, yaitu people, process, dan paperwork/records.
1. People
People adalah komponen penting dalam proses procurement yang mengacu pada jumlah orang yang terlibat dalam proses tersebut. Jumlah orang yang dibutuhkan dalam proses procurement dapat bervariasi tergantung pada skala manufaktur dan jumlah pemesanan. Makin besar skala dan jumlah pemesanan, makin banyak orang yang dibutuhkan dalam proses procurement.
2. Process
Process adalah komponen penting lainnya dalam proses procurement. Proses yang direncanakan dengan baik dari awal hingga akhir sangat penting untuk menjalankan procurement secara efisien. Sebuah perusahaan dengan proses procurement yang tidak efisien atau tidak konsisten dapat mengalami banyak masalah, dan kebutuhan perusahaan mungkin tidak akan dipenuhi dengan optimal, yang dapat menyebabkan kerugian.
3. Paperwork/records
Paperwork/records adalah komponen procurement yang berkaitan dengan dokumentasi. Dokumentasi yang baik dan teliti sangat penting dalam proses procurement. Semua data dan dokumen harus disimpan dengan baik dan mudah diakses oleh pembeli dan penjual. Pencatatan dapat dilakukan secara digital atau tradisional, yang penting adalah bahwa data dan dokumen yang dibutuhkan tersimpan dengan baik dan aman.
Baca Juga : Knowledge Management System: Pengertian, Komponen Dan Manfaatnya
5 Prinsip Procurement
Berikut adalah penjelasan prinsip-prinsip procurement yang harus dipatuhi oleh perusahaan dan supplier:
1. Accountability
Accountability dalam procurement membutuhkan manajemen perusahaan dan supplier untuk menetapkan aturan yang jelas dan memastikan patuh pada aturan tersebut. Jika terjadi pelanggaran, sanksi harus diterapkan untuk memastikan kepatuhan dan integritas dalam hubungan bisnis.
2. Consistency
Consistency adalah prinsip procurement yang memerlukan konsistensi dalam hal aturan, kualitas produk dan jasa, serta jadwal pengiriman supply untuk menumbuhkan rasa kepercayaan antara perusahaan dan pihak supplier.
Konsistensi ini juga dapat membantu menciptakan hubungan bisnis yang kuat dan saling menguntungkan antara keduanya. Oleh karena itu, perusahaan dan pihak supplier harus selalu mematuhi prinsip ini agar keberlangsungan bisnis dapat terjaga dengan baik.
3. Value for Money
Prinsip procurement yang menyatakan bahwa tujuan dari procurement adalah mencapai kombinasi biaya, kualitas, dan keberlanjutan yang paling menguntungkan bagi perusahaan dan supplier. Oleh karena itu, manajemen perusahaan dan supplier harus menyediakan bantuan dan barang yang paling berkualitas bagi partner mereka dengan harga yang wajar dan terjangkau. Hal ini akan menciptakan hubungan bisnis yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.
4. Fair Dealing
Fair dealing adalah prinsip procurement yang menuntut perlakuan adil terhadap supplier tanpa diskriminasi yang tidak adil, termasuk melindungi kerahasiaan komersial jika diperlukan. Perusahaan juga tidak boleh membebankan beban atau kendala yang tidak perlu pada supplier atau vendor potensial. Prinsip ini bertujuan untuk menciptakan hubungan bisnis yang sehat dan saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.
5. Informed Decision Making
Prinsip informed decision making mengharuskan perusahaan untuk mengambil keputusan berdasarkan informasi yang akurat. Mereka juga harus memantau kewajiban dan memastikan bahwa kebutuhan supplier dipenuhi dengan baik.
Hal ini membantu memastikan bahwa perusahaan membuat keputusan yang tepat dan memenuhi standar kualitas dan layanan yang diharapkan dari supplier. Dalam jangka panjang, prinsip ini akan membantu perusahaan dan supplier membangun hubungan yang saling menguntungkan dan berkelanjutan.
Baca Juga : Forecast: Pengertian, Fungsi, Prinsip, dan Contohnya
5 Proses Procurement
Di dalam suatu Proses procurement melibatkan beberapa tahapan, antara lain:
- Identifikasi kebutuhan: Tahap awal dalam proses procurement adalah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan. Kebutuhan ini dapat berkaitan dengan produk atau layanan yang diperlukan.
- Penentuan anggaran: Setelah kebutuhan diidentifikasi, perusahaan menentukan anggaran yang tersedia untuk membeli produk atau layanan tersebut.
- Seleksi vendor atau pemasok: Proses selanjutnya adalah memilih vendor atau pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan penawaran atau tender untuk mendapatkan penawaran terbaik dari vendor yang berbeda.
- Negosiasi harga dan kontrak: Setelah vendor atau pemasok dipilih, perusahaan melakukan negosiasi harga dan menandatangani kontrak untuk memastikan bahwa persyaratan dan kewajiban dari kedua belah pihak sudah diatur dengan jelas.
- Pembelian: Tahap terakhir adalah melakukan pembelian produk atau layanan dari vendor atau pemasok yang telah dipilih. Selanjutnya, perusahaan akan melakukan pengiriman dan penerimaan barang atau layanan yang telah dibeli.
Proses ini sangat penting dalam memastikan bahwa perusahaan membeli produk atau layanan yang diperlukan dengan harga yang kompetitif, dari pemasok yang dapat dipercaya, dan memenuhi persyaratan perusahaan. Proses ini juga melibatkan kontrol kualitas untuk memastikan bahwa produk atau layanan yang dibeli memenuhi standar yang ditetapkan oleh perusahaan.
4 Jenis Procurement
Berikut adalah beberapa jenis procurement yang perlu Anda ketahui, yaitu:
1. Direct Procurement
Direct procurement adalah jenis pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan produksi produk akhir, seperti bahan mentah, komponen, mesin, atau barang jadi yang akan dijual kembali pada konsumen. Dalam hal ini, pengadaan dilakukan secara langsung dari pihak ketiga dan menjadi bagian penting dari proses produksi perusahaan.
2. Indirect Procurement
Indirect procurement adalah jenis pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan untuk menunjang operasional perusahaan, namun tidak memengaruhi produk secara langsung. Contohnya meliputi alat tulis kantor, peralatan pemeliharaan gedung, layanan konsultasi, atau layanan keperluan marketing. Meskipun tidak langsung terkait dengan produk akhir, indirect procurement tetap penting untuk menjamin kelancaran operasional perusahaan.
3. Goods Procurement
Goods procurement merupakan jenis pengadaan barang yang mencakup semua jenis barang fisik yang dibutuhkan oleh perusahaan, seperti bahan mentah, komponen, mesin, atau barang jadi. Proses pengadaan barang ini juga mencakup direct dan indirect procurement karena keduanya terkait dengan pengadaan barang. Selain itu, kebutuhan perusahaan yang berkaitan dengan perangkat lunak juga termasuk ke dalam goods procurement. Goods procurement sangat penting untuk memastikan ketersediaan stok barang yang cukup dalam rangka memenuhi permintaan pasar.
4. Service Procurement
Services procurement adalah jenis pengadaan layanan dari pihak eksternal yang dibutuhkan oleh perusahaan, seperti layanan kontraktor, vendor, atau agensi. Layanan tersebut dapat mencakup berbagai bidang seperti konsultasi, desain, pemasaran, keuangan, dan lain-lain. services procurement sangat penting dalam memastikan ketersediaan sumber daya manusia dan keahlian yang dibutuhkan dalam menjalankan operasional perusahaan. Meskipun fokusnya pada layanan, services procurement juga dapat melibatkan direct dan indirect procurement dalam prosesnya.
Ingin meningkatkan kehadiran merek Anda secara online? Gunakanlah layanan Digital Marketing ToffeeDev. Tim ToffeeDev menyediakan beragam layanan yang dapat membantu meningkatkan performa bisnis Anda, seperti pembuatan situs web, pemasaran digital, dan optimalisasi mesin pencari (SEO). Jika Anda ingin mengetahui lebih banyak tentang cara meningkatkan bisnis Anda, hubungi ToffeeDev sekarang juga.
