Pada hari ini, aktivitas bekerja mulai dipindahkan ke rumah atau biasa disebut Work From Home (WFH). Alasan utamanya adalah pandemi Corona atau Covid-19 yang kian hari semakin menyebar di tengah masyarakat dunia, termasuk Indonesia sendiri. Demi bisa menghindari penyakit tersebut, mau tidak mau WFH menjadi solusi satu-satunya. Selain itu, aktivitas meeting atau rapat juga berpindah. Dari yang awalnya harus bertatap muka secara langsung, sekarang wajib menjadi rapat online. Sebenarnya ada peraturan rapat online yang sebaiknya dipatuhi.
Tidak dapat dipungkiri bahwa di pikiran banyak orang merasa kalau rapat online itu bisa dilaksanakan dengan lebih santai, tidak perlu siap-siap, ataupun terburu-buru. Hanya dengan menyalakan laptop atau smartphone lalu memakai aplikasi online meeting, rapat bisa berjalan dengan lancar. Padahal tidak sesederhana itu. Walaupun memang harus kerja di rumah, tetap saja harus ada peraturan tidak tertulis yang harus dipatuhi agar tetap terlihat profesional. Apa saja peraturan rapat online yang ada? Berikut ulasan lengkapnya.
Membuat Agenda Rapat
Peraturan rapat online yang pertama adalah membuat agenda rapat. Siapa yang harus membuatnya? Tentunya pihak yang menjadi pencetus agenda rapat tersebut. Agenda rapat ini merupakan timeline tentang apa saja yang harus dibahas di dalam rapat tersebut. Dimulai dari awal hingga akhir sehingga sejak awal dimulai, sudah jelas mau membahas apa. Jangan sampai malah membuang waktu terlalu lama karena memikirkan mau membahas apa terlebih dahulu.
Siapkan Materi Rapat
Selain membuat agenda rapat, tentunya harus menyiapkan materi rapat juga. Materi rapat ini bisa dibilang materi yang akan dipresentasikan. Untungnya dengan teknologi screen sharing yang ada di aplikasi rapat online, lebih mudah untuk memberikan presentasi kepada seluruh peserta rapat. Buatlah materi yang lengkap seperti yang biasa dilakukan.
Jangan Lupa Buat Jadwal
Banyak orang yang terkadang lupa untuk membuat jadwal secara digital. Mereka lebih memilih untuk memberikan jadwal lewan pesan di messenger. Demi bisa mempermudah pekerjaan Anda, sebaiknya buat jadwal di Google Calendar yang biasanya sudah terintegrasi dengan perangkat yang digunakan sehari-hari saat bekerja. Jadi semua orang lebih mudah untuk mengetahui jadwal dan akan diberikan reminder juga oleh Google Calendar.
Gunakan Pakaian yang Rapi
Banyak yang berpikir karena rapat online di rumah, maka gunakan baju rumah saja. Padahal Anda harus tetap berpakaian yang rapi layaknya sedang rapat bertatap muka secara langsung. Anda juga akan terlihat lebih profesional serta menghormati orang-orang yang mengikuti rapat online tersebut. Jangan sampai Anda malah memakai baju yang sudah jelek atau lusuh karena itu tidak memperlihatkan bahwa diri Anda sebagai orang yang profesional
Atur Waktu dengan Baik
Rapat online pasti memiliki waktu juga.Tidak mungkin dilakukan seharian. Demi bisa mendapatkan penjadwalan yang baik, sebaiknya atur waktu selama rapat online. Tentukan waktu setiap orang untuk berbicara agar rapat tidak berlebihan waktunya. Dari sana, maka time management yang dibuat membuat rapat online bisa berjalan dengan lebih lancar tanpa harus memotong waktu kerja di rumah.
Baca Juga: Barisan Aplikasi Untuk Online Meeting di Rumah
Sekarang Anda sudah tahu apa saja peraturan rapat online yang harus dipatuhi. Demi bisa memberikan konsultasi kepada para klien, ToffeeDev juga berusaha memberikan pelayanan melalui rapat online. Untuk itu, bagi Anda yang ingin konsultasi dengan kami, bisa menghubungi kami melalui aplikasi online meeting seperti Zoom atau Google Hangouts. Berikan kabar kepada kami agar kami bisa mengatur waktu melakukan rapat online bersama Anda.
