Knowledge Management System Adalah: Pengertian, Contoh, Kelebihan, dan Kekurangannya

Apakah Anda sudah tahu contoh knowledge management system yang sangat membantu? Seiring berjalannya waktu, tentu saja pengetahuan baru akan terus mengalami perkembangan. Termasuk pengetahuan mengenai sebuah organisasi ataupun perusahaan. 

Untuk membuat semua pengetahuan yang dimiliki dapat terjaga dengan baik dan masih mampu memberikan banyak manfaat, maka diperlukannya sebuah sistem yang sanggup dalam melakukan pengolahan pengetahuan tersebut. Sistem tersebutlah yang mendapat sebutan sebagai Knowledge Management System atau KMS.

Melalui artikel kali ini, Anda bisa menemukan penjelasan, kelebihan dan kekurangan, hingga contoh Knowledge Management System (KMS) yang penting untuk diketahui. Untuk mendapatkan penjelasan yang lebih jelas, pastikan untuk terus tetap membaca artikel ini, ya!

Apa Itu Knowledge Management System?

Knowledge management system ini merupakan sebuah sistem yang pada umumnya pasti dimiliki oleh setiap organisasi. Sistem ini berfungsi dalam membantu proses pengidentifikasian, penjabaran hingga berbagai pengetahuan mengenai organisasi atau bisnis agar dapat dipelajari kembali oleh setiap anggota yang ada. Secara garis besarnya, knowledge management system ini berfungsi dalam meningkatkan produktivitas anggota dari suatu organisasi.

Jika dilihat dari fungsinya, maka knowledge management system ingin membantu organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Selain itu, knowledge management system juga menjadi salah satu faktor yang membuat organisasi dapat terus berjalan berkesinambungan dalam jangka waktu panjang. 

Baca Juga: Teknik SEO Pemula yang Mudah Dilakukan

Komponen Knowledge Management System

Knowledge Management System (KMS) membantu organisasi dalam mengelola pengetahuan secara efektif melalui beberapa komponen, seperti:

1. Manusia (People)

Manusia merupakan komponen inti dalam Knowledge Management System. Mereka termasuk pemilik pengetahuan, pengguna pengetahuan, dan manajer pengetahuan. Pemilik pengetahuan adalah individu atau kelompok yang memiliki pengetahuan berharga, sementara pengguna pengetahuan adalah mereka yang membutuhkannya untuk pekerjaan atau pengambilan keputusan. Manajer pengetahuan bertugas mengkoordinasikan dan memfasilitasi proses pengelolaan pengetahuan agar dapat diakses dan digunakan secara efektif.

2. Proses (Processes)

Proses dalam KMS mencakup penciptaan, penyimpanan, penyebaran, dan penerapan pengetahuan. Penciptaan pengetahuan melibatkan pembuatan pengetahuan baru melalui penelitian atau inovasi. Penyimpanan pengetahuan memastikan pengetahuan disimpan dalam bentuk yang terstruktur dan mudah diakses.

Penyebaran pengetahuan bertujuan untuk mendistribusikan pengetahuan kepada pihak yang membutuhkan, sedangkan penerapan pengetahuan fokus pada penggunaan pengetahuan untuk meningkatkan kinerja organisasi.

3. Teknologi (Technology)

Teknologi berperan sebagai enabler dalam KMS. Ini termasuk repositori pengetahuan untuk menyimpan data, alat kolaborasi seperti intranet atau platform komunikasi, sistem manajemen dokumen untuk mengatur konten, dan sistem pencarian yang memudahkan pengambilan informasi. Teknologi dalam Knowledge Management System (KMS) memastikan bahwa pengetahuan dapat diakses dengan mudah dan cepat oleh seluruh anggota organisasi, sehingga secara signifikan meningkatkan efisiensi. 

4. Konten (Content)

Konten dalam KMS terdiri dari pengetahuan eksplisit dan tacit. Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang telah didokumentasikan, seperti manual, prosedur, atau laporan. Sementara itu, pengetahuan tacit adalah pengetahuan yang melekat pada individu, seperti pengalaman, keterampilan, atau intuisi, yang seringkali lebih sulit untuk diungkapkan dan dibagikan.

5. Kebijakan dan Strategi (Policies and Strategies)

Kebijakan dan strategi memberikan kerangka kerja untuk mengelola pengetahuan. Kebijakan manajemen pengetahuan mencakup aturan dan pedoman yang mengatur bagaimana pengetahuan dikumpulkan, disimpan, dan dibagikan. Strategi manajemen pengetahuan adalah rencana jangka panjang yang mengintegrasikan pengetahuan ke dalam tujuan dan operasi organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif.

7 Contoh Knowledge Management System

Perlu untuk Anda ketahui! Contoh dari knowledge management system antara lain adalah sebagai berikut : 

1. SurveyMoney

Knowledge management system satu ini dapat Anda andalkan untuk membantu organisasi atau perusahaan dalam melakukan pencarian data atau segala informasi yang dibutuhkan hanya dengan menggunakan kata kunci tertentu saja.

2. Canva

Nah, contoh knowledge management system yang satu ini pastinya sudah tidak terdengar asing bukan di telinga Anda? Ya benar, canva merupakan KMS yang terbilang memiliki navigasi yang mudah dalam basis pengetahuannya. Jadi, tidak heran ya kalau salah satu contoh knowledge management system ini kerap digunakan oleh banyak organisasi atau perusahaan.

3. Optimizely 

Lanjut membahas contoh knowledge management system yang sanggup menawarkan berbagai fitur keren untuk Anda gunakan. Tidak lain dan tidak bukan adalah Optimizely. Fitur-fitur pendukung yang terdapat di dalam knowledge management system satu ini antara lain adalah akademi, forum komunitas, sertifikasi, dokumentasi pengembang, dan masih banyak lagi lainnya.

Baca Juga: 5 Cara Menulis Artikel sesuai Request Client

4. Microsoft

Sebelum Canva muncul di dalam kehidupan sehari-hari Anda, knowledge management system satu ini justru juga sudah hadir terlebih dahulu dan sangat akrab dalam menunjang pengetahuan yang dibutuhkan. Knowledge management system ini tersedia dalam beberapa bentuk, termasuk video dan juga dapat berupa pelatihan.

5. Google Analytics

Basis pengetahuan dari salah satu knowledge management system satu ini mampu menawarkan mesin penelusur yang sangat prediktif yakni Google Analytics.

6. Evernote

Contoh knowledge management system bernama Evernote ini basis pengetahuannya tidaklah hanya terbatas pada sumber daya yang bermanfaat saja. Melainkan, mencakup juga dalam memberikan petunjuk yang jelas terkait bagaimana cara menghubungi perusahaan dengan tepat.

7. Slack

Slack adalah platform komunikasi dan kolaborasi yang banyak digunakan oleh organisasi untuk memfasilitasi berbagi pengetahuan secara real-time. Dengan fitur seperti saluran (channels), integrasi dengan alat lain, dan kemampuan pencarian yang kuat, Slack memungkinkan tim untuk menyimpan, mengakses, dan berbagi informasi dengan mudah.

Siklus Knowledge Management System

Siklus Knowledge Management System (KMS) merupakan rangkaian tahapan yang dilalui dalam mengelola pengetahuan secara sistematis dan berkelanjutan. Siklus ini memastikan bahwa pengetahuan diciptakan, disimpan, dibagikan, dan diterapkan secara efektif dalam organisasi. Berikut penjelasan lengkap mengenai tahapan dalam siklus Knowledge Management System:

1. Penciptaan Pengetahuan (Knowledge Creation)

Tahap ini melibatkan pembuatan pengetahuan baru melalui penelitian, inovasi, pengalaman, atau kolaborasi. Pengetahuan dapat berasal dari sumber internal (seperti ide karyawan) atau eksternal (seperti riset pasar atau tren industri). Pengetahuan yang diciptakan bisa bersifat eksplisit (terdokumentasi) atau tacit (berada dalam pikiran individu).

2. Penyimpanan Pengetahuan (Knowledge Storage)

Setelah pengetahuan diciptakan, tahap selanjutnya adalah menyimpannya dalam bentuk yang terstruktur dan mudah diakses. Ini bisa dilakukan melalui database, repositori digital, dokumen, atau sistem manajemen konten. Penyimpanan yang baik memastikan pengetahuan tidak hilang dan dapat diambil kembali ketika dibutuhkan.

3. Penyebaran Pengetahuan (Knowledge Sharing)

Pengetahuan yang telah disimpan perlu dibagikan kepada anggota organisasi yang membutuhkan. Tahap ini melibatkan penggunaan alat kolaborasi, pelatihan, forum diskusi, atau platform komunikasi untuk memastikan pengetahuan mengalir secara efektif di seluruh organisasi. Budaya berbagi pengetahuan juga sangat penting dalam tahap ini.

4. Penerapan Pengetahuan (Knowledge Application)

Pengetahuan yang telah dibagikan kemudian diterapkan dalam praktik sehari-hari untuk meningkatkan kinerja, pengambilan keputusan, atau inovasi. Tahap ini memastikan bahwa pengetahuan tidak hanya menjadi teori, tetapi juga memberikan nilai tambah bagi organisasi.

5. Evaluasi dan Pembaruan Pengetahuan (Knowledge Evaluation and Update)

Pengetahuan perlu terus dievaluasi untuk memastikan relevansi dan akurasinya. Tahap ini melibatkan peninjauan ulang pengetahuan yang ada, menghapus informasi yang sudah usang, dan memperbarui pengetahuan dengan informasi terbaru. Proses ini memastikan bahwa pengetahuan tetap up-to-date dan berguna bagi organisasi.

6. Pembelajaran Organisasional (Organizational Learning)

Tahap terakhir dalam siklus KMS adalah pembelajaran organisasional, di mana pengetahuan yang telah diterapkan dan dievaluasi menjadi dasar untuk menciptakan pengetahuan baru. Ini menciptakan siklus yang berkelanjutan, di mana organisasi terus belajar, beradaptasi, dan berkembang.

4 Keuntungan Knowledge Management System

Pada kenyataannya, knowledge management system sangatlah berperan dalam meningkatkan kinerja dari setiap anggota organisasi ataupun perusahaan. Namun, sebenarnya tidak hanya terbatas pada kelebihan yang sudah dijelaskan tersebut saja. Melainkan masih terdapat beberapa keuntungan lainnya yang akan Anda dapatkan ketika menerapkan sistem satu ini, meliputi : 

1. Hemat Waktu dalam Pengambilan Keputusan

Keuntungan pertama yang akan dirasakan seketika oleh organisasi atau perusahaan ketika mulai menerapkan knowledge management system ialah soal banyaknya waktu yang dihabiskan. Khususnya, jika sedang dihadapkan pada kondisi pengambilan keputusan.  Sebab, jika seluruh anggota perusahaan sudah terpenuhi oleh pengetahuan yang memadai, nantinya proses pengambilan keputusan pun dapat dilakukan dengan efisien alias tidak akan memakan waktu yang panjang.

2. Menambah Sumber Pengetahuan

Keuntungan selanjutnya soal penerapan knowledge management system ini ke dalam organisasi atau perusahaan adalah meningkatkan produktivitas setiap anggota. Mengapa demikian? Hal tersebut dapat terjadi sebab dengan dijalankannya knowledge management system maka akan mempermudah pencarian segala informasi yang dibutuhkan. Dapat dikatakan bahwa sistem ini menjadi aset pengetahuan yang berharga.

Segala pekerjaan pun pada akhirnya dapat berjalan semestinya dan permasalahan yang mungkin saja terjadi juga dapat diminimalisir sebisa mungkin. 

3 . Mudah untuk Beradaptasi

Dengan dibekali pengetahuan yang cukup di setiap anggota organisasi atau perusahaan, maka perusahaan juga pasti akan siap dalam menghadapi berbagai bentuk tantangan yang kemungkinan besar dapat terjadi sewaktu-waktu. Sehingga, sistem ini sanggup memudahkan perusahaan dalam proses beradaptasi dengan segala keadaan. 

4. Kepuasan Pelanggan Meningkat

Terakhir, dengan melibatkan knowledge management system dalam berlangsungnya organisasi ataupun perusahaan nyatanya dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan. Hal tersebut dilandasi dengan betapa cepatnya perusahaan dalam membagikan segala informasi yang diperlukan oleh pelanggan, sehingga nilai perusahaan pun juga menjadi jauh lebih meningkat.

Baca Juga: Apa Itu Blog dan Fungsinya Bagi Bisnis

6 Kerugian Knowledge Management System

Sebelum perusahaan menerapkan knowledge management system, ada beberapa hal lainnya yang ternyata masih perlu untuk diketahui terlebih dahulu. Hal tersebut terkait dengan kelemahan dan kerugian yang berpotensi untuk terjadi, biasanya berbentuk tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan antara lain sebagai berikut : 

1. Terdapatnya kesulitan dalam menemukan serangkaian cara yang sesuai untuk mencatat seputar pengetahuan
2. Segala informasi atau pengetahuan hingga berbagai sumber yang terkait nantinya akan sangat mudah ditemukan atau didapatkan oleh orang lain
3. Terdapatnya kesulitan dalam mendorong orang-orang yang ada di perusahaan untuk membagikan, menggunakan hingga mengaplikasikan pengetahuan
4. Adanya sedikit kesulitan dalam menyelaraskan knowledge management terhadap keseluruhan hal yang menjadi tujuan serta strategi perusahaan
5. Tantangan dalam bentuk proses memilih dan juga mengimplementasikan teknologi knowledge management
6. Membutuhkan waktu untuk melakukan pengintegrasian knowledge management system ke dalam proses dan informasi yang telah lama tersedia

Baca Juga: Jenis-Jenis Strategi Pemasaran yang Sering Digunakan

Demikian penjelasan terkait knowledge management system, contoh, kelebihan hingga kekurangan yang dimiliki. Pastikan perusahaan tempat Anda bekerja telah menerapkan sistem ini juga ya agar dalam berjalannya seluruh proses yang ada di perusahaan, setiap anggota mampu memanfaatkan segala pengetahuan yang didapat secara efisien namun tetap optimal.

Membutuhkan bantuan ahlinya untuk membantu Anda menjalankan bisnis? Siapa lagi jika bukan ToffeeDev! Dapatkan berbagai layanan keren dan juga praktisnya di sini. Seperti pembuatan website, landing page, social media ads, dan layanan lainnya. Masih ragu? Udah bukan waktunya lagi! Yuk segera hubungi tim ToffeeDev sekarang dan konsultasikan apa yang menjadi kebutuhan Anda!