3 Contoh Email Follow-Up Penawaran Bisnis dan Tips Membuatnya

Jangan langsung berasumsi bahwa pelanggan tidak tertarik dengan penawaran yang Anda berikan jika email Anda belum ditanggapi oleh pelanggan. Beralih ke prospek baru dan mengabaikan kesempatan contoh email follow-up penawaran bisa merugikan bisnis.

Sebab, hanya 2% dari penjualan yang berasal dari kontak awal. Artinya, bisnis Anda akan kehilangan 98% kesepakatan untuk berhasil melakukan penjualan jika tidak melakukan email follow-up penawaran. Kirimkan pelanggan beberapa contoh email follow-up penawaran berikut ini untuk mendukung penjualan bisnis Anda!

Apa Itu Email Follow Up?

Email follow-up adalah email yang Anda kirim ke pelanggan pada satu titik tertentu dalam keseluruhan pengalaman pelanggan. Tujuannya adalah mengumpulkan informasi atau menutup kesepakatan (jual-beli). Misalnya, Anda dapat mengirim email follow-up kepada pelanggan yang sedang menjalani uji coba gratis layanan Anda dan mengajukan pertanyaan tentang pengalaman mereka.

Anda juga dapat mengirimkan email follow-up setelah event bisnis untuk membangun basis pelanggan. Email follow-up efektif karena berguna untuk:

• Membangun kepercayaan bertahap
• Meningkatkan tingkat konversi
• Memfilter audiens (membantu Anda dalam mempersempit prospek)
• Membangun kredibilitas bisnis
• Membedakan bisnis Anda dari pesaing 

Baca Juga: 8 Cara Follow Up Customer yang Mudah Dipraktekkan

Peranan Penting Email Follow-Up Penawaran

Banyaknya jumlah email yang diterima oleh calon pelanggan setiap harinya membuat email Anda mudah dilewatkan. Sebagian besar prospek Anda memprioritaskan email dari rekan kerja, mitra bisnis, dan klien mereka. Menanggapi atau membuka email yang menarik, terutama cold email dari bisnis, sering kali bukan menjadi prioritas utama mereka. Itulah mengapa menulis email follow-up yang efektif sangatlah penting.

Email follow-up bertindak sebagai gentle reminder jika prospek melewatkan atau lupa membalas email Anda. Selain itu, follow-up juga membantu membangun kepercayaan dengan calon pelanggan, terutama jika Anda menawarkan produk atau layanan yang membutuhkan pertimbangan sebelum pembelian.

Setiap email follow-up yang dikirim harus memberikan informasi tambahan yang bernilai bagi prospek. Misalnya, Anda dapat menyertakan contoh email atau studi kasus terkait penggunaan produk Anda, sehingga mereka lebih memahami manfaatnya.

4 Tips Menulis Email Follow-Up Penawaran yang Baik

Anda harus memiliki niat yang jelas tentang apa yang ingin dicapai dengan menulis email follow-up penawaran. Untuk meningkatkan respons dari calon pelanggan, terapkan beberapa tips berikut:

1. Tentukan Tujuan Email Follow-Up Anda dan Komunikasikan kepada Prospek

Tujuan utama Anda mengirim email follow-up tentu saja mengubah prospek menjadi pelanggan yang membayar. Namun, ini mungkin tidak langsung terjadi setelah email pertama. Oleh karena itu, penting untuk tetap fleksibel dalam pendekatan Anda.

Misalnya, Anda bisa mengarahkan prospek untuk mengisi formulir pendaftaran uji coba gratis, menjadwalkan pertemuan, atau meminta mereka memberikan nomor telepon untuk diskusi lebih lanjut. Apa pun tujuan Anda, pastikan untuk menyebutkannya dengan jelas dalam email.

Karena prospek mungkin tidak memiliki banyak waktu untuk membaca email Anda, buatlah pesan yang singkat, sopan dan profesional, serta langsung pada inti. Hindari penggunaan kata-kata yang tidak perlu agar pesan Anda lebih efektif.

Baca juga: Strategi Inbound Lead Follow-Up yang Efektif: Tips dan Praktik Terbaik

2. Buat Subjek Email yang Menarik dan Cerdas

Subjek email yang menarik sangat penting karena ini adalah hal pertama yang dilihat calon pelanggan. Jika subjek email tidak cukup menggugah, ada kemungkinan besar email Anda akan diabaikan.

Untuk meningkatkan peluang email dibuka, berikut tiga aturan utama yang sebaiknya diterapkan saat menulis subjek email yang menarik:

• Sebisa mungkin dipersonalisasi, misalnya dengan menyebutkan nama perusahaan prospek.
• Tetap singkat dan to the point.
• Sertakan pertanyaan yang menarik untuk memancing rasa ingin tahu.

Selain itu, hindari penggunaan kata-kata pemicu spam seperti “penawaran eksklusif,” “urgent,” atau “100% gratis,” yang dapat menyebabkan email Anda masuk ke folder spam.

3. Berikan Konteks pada Pengantar Email

Calon pelanggan mungkin tidak langsung mengingat siapa Anda atau alasan Anda menghubungi mereka. Oleh karena itu, penting untuk memberikan informasi tambahan yang membantu mereka mengingat Anda.

Misalnya, di bagian pembuka email, Anda dapat menyebutkan email sebelumnya yang telah Anda kirim, atau menjelaskan bagaimana produk atau layanan Anda dapat membantu mereka. Jika perlu, cantumkan nomor telepon atau tautan ke halaman website yang berisi lebih banyak informasi.

Bahkan jika prospek masih tidak dapat mengingat Anda, orang cenderung lebih responsif terhadap seseorang yang telah menghubungi mereka sebelumnya. Selain itu, Anda bisa menutup email dengan kalimat seperti:

“Saya berharap dapat mendengar kabar dari Anda segera. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya.”

4. Perhatikan Waktu Ketika Mengirim Email

Mengirim email follow-up di waktu yang tepat dapat meningkatkan kemungkinan mendapatkan tanggapan. Sebaiknya, email dikirim selama jam kerja agar lebih mungkin dibaca dan dibalas. Hindari mengirim email di luar jam kerja atau pada akhir pekan karena dapat dianggap kurang sopan dan profesional.

Jika situasi membutuhkan tanggapan cepat, Anda dapat mengirim email follow-up segera, namun tetap dalam jam kerja agar lebih efektif. Terakhir, jangan lupa mengakhiri email dengan terima kasih sebagai bentuk apresiasi atas waktu yang telah diberikan calon pelanggan untuk membaca email Anda.

3 Contoh Email Follow-Up Penawaran

Berikut beberapa contoh email follow-up penawaran yang bisa Anda kirimkan kepada pelanggan:

1. Email Follow-up Penawaran Singkat

Mengirim email follow-up singkat cocok jika prospek Anda mungkin tidak sengaja melewatkan email awal Anda, apa pun alasannya. Template berikut ini berfungsi sebagai pengingat cepat tanpa memaksa:

2. Email Follow-up Penawaran yang Manis dan Sederhana

Anda bisa mengirim email yang isinya menganggap prospek telah membaca email Anda sebelumnya, tetapi belum memberikan tanggapan. Jika prospek belum membaca email awal yang Anda kirimkan, besar kemungkinan mereka akan memeriksanya, terutama jika Anda berfokus untuk “membantu”, bukan ingin mendapatkan sesuatu.

Baca Juga: Pengertian, Jenis dan Contoh Customer Relationship Management yang Bisa Ditiru

3. Email Follow-up Penawaran Setelah Meeting

Setelah meeting dengan prospek, Anda perlu segera mengirimkan email follow-up untuk mengukur minat dan kesediaan prospek melakukan pembelian. Berikut contohnya:

Kapan Harus Mengirim Email Follow Up?

Ada dua jenis email follow up: yang waktu pengirimannya terbatas dan yang tidak. Anda bisa memilih jenis email follow up yang sesuai dengan situasi yang dihadapi.

1. Email Follow Up yang Dibatasi Waktu

Contohnya, setelah mengirimkan proposal, kamu meminta data dari klien namun belum mendapat tanggapan dari mereka. Hal ini menghambat kemajuan proyek karena harus menunggu kabar dari klien.

Dalam hal ini, bisa diterapkan email follow up dengan batasan waktu karena proyek kerjasama tidak bisa dilanjutkan tanpa respons dari klien. Terutama jika proyek tersebut mendesak, tidak ada masalah untuk segera mengirimkan email follow up kepada klien.

2. Email Follow Up yang Tidak Dibatasi Waktu

Jika tidak mendesak, tidak perlu terburu-buru dalam mengirimkan email follow up kepada klien. Lebih baik tunggu dua hingga tiga hari sebelum mengirimkan email follow up.

Nah, itulah informasi beberapa contoh email follow-up penawaran yang perlu Anda ketahui. Selain mengirimkan email follow-up pada waktu yang tepat, dukung pula penjualan bisnis Anda dengan strategi Digital Marketing yang tepat bersama ToffeeDev. Mulai dari kustomisasi website, penerapan SEO, hingga pemasangan ads, ToffeeDev akan membantu Anda mengoptimalkannya. Klik di sini untuk segera terhubung dengan tim ToffeeDev!