Ada dua masalah yang sering dihadapi oleh bisnis mengenai inventaris atau persediaan produk. Bisnis harus memastikan bahwa produk tetap tersedia untuk memenuhi permintaan pasar yang tinggi. Di sisi lain, bisnis juga mengkhawatirkan jika stok produk menumpuk terlalu lama sampai akhirnya tidak layak jual. Inventory control adalah proses yang harus dilakukan oleh bisnis untuk mengatasi kedua masalah tersebut.
Apa Itu Inventory Control?
Sebenarnya, apa yang dimaksud dengan inventory control itu? Apakah inventory control sama dengan inventory management? Untuk memahami konsepnya, lihatlah penjelasan di bawah ini.
Definisi Inventory Control
Inventory control adalah proses memaksimalkan persediaan barang agar bisnis memiliki stok produk yang ideal tetapi tetap bisa memenuhi permintaan pelanggan secara cepat.Â
Tujuan inventory control adalah supaya bisnis Anda bisa menyimpan persediaan barang yang dibutuhkan tanpa harus menghabiskan banyak biaya. Apalagi jika memiliki toko dengan persediaan dan pembelian yang banyak, Anda memerlukan sistem inventory yang efisien. Pada akhirnya, inventory control berpengaruh pada kepuasan pelanggan dan keuntungan bisnis Anda.
Lantas, apakah inventory control sama dengan inventory management? Pada dasarnya, inventory control merupakan salah satu bagian dari inventory management. Inventory control adalah sebuah kegiatan yang berfokus pada persediaan produk di dalam gudang. Sedangkan inventory management mencakup pengawasan seluruh proses inventory barang, seperti pemesanan, pengulangan stok barang, hingga strategi penyimpanan produk.
Pentingnya Inventory Control dalam Bisnis
Bisnis sekecil apa pun sebaiknya mulai menerapkan inventory control. Mengapa? Pasalnya, inventory control membawa beberapa manfaat berikut ini:
1. Penghitungan Inventaris Lebih Akurat
Inventory control memungkinkan Anda untuk memiliki penghitungan inventaris yang lebih akurat. Dengan memiliki data yang akurat mengenai persediaan barang, Anda bisa menghindari kesalahan dalam penentuan jumlah stok dan mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan stok. Anda pun lebih efisien dalam mengelola persediaan dan menghindari kerugian akibat kesalahan perhitungan.
2. Bisa Memenuhi Permintaan Pasar
Dalam bisnis, permintaan pasar dapat berubah dengan cepat. Inventory control yang baik berguna agar Anda lebih responsif terhadap perubahan permintaan pelanggan. Anda akan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memperkuat citra positif bisnis Anda di mata konsumen jika memiliki persediaan yang cukup.
Baca Juga:Â Framework: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Contohnya
3. Menghindari Write-Off
Write-off adalah kondisi ketika barang yang disimpan di inventaris harus dibuang karena rusak atau kedaluwarsa. Anda bisa menghindari situasi ini dengan mengawasi persediaan secara teratur dan mengambil tindakan segera jika ada produk yang mendekati tanggal kedaluwarsa atau mengalami kerusakan. Anda pun dapat menghemat biaya dan mempertahankan keuntungan bisnis Anda.
4. Membantu Proses Pengambilan Keputusan
Dalam mengembangkan bisnis, pengambilan keputusan yang tepat sangat penting. Inventory control dapat memberikan informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan yang cerdas mengenai pembelian, penyimpanan, dan manajemen persediaan secara keseluruhan. Data yang akurat membantu Anda dalam merencanakan strategi bisnis jangka panjang dengan lebih baik dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.
Strategi dalam Inventory Control
Sekarang Anda telah memahami betapa pentingnya inventory control dalam bisnis. Mari kita lihat beberapa strategi yang dapat Anda terapkan untuk mengoptimalkan pengelolaan inventaris.
1. Metode Just-in-Time (JIT)
Metode Just-in-Time (JIT) merupakan model manufaktur yang berasal dari Jepang pada tahun 1960-an dan 1970-an dan dikembangkan oleh Toyota Motor (TM). Pendekatan ini memungkinkan perusahaan menghemat jumlah uang yang signifikan dan mengurangi pemborosan dengan hanya menyimpan persediaan yang dibutuhkan untuk memproduksi dan menjual produk. Pendekatan ini mengurangi biaya penyimpanan dan asuransi serta biaya likuidasi atau pembuangan persediaan yang berlebih.
Namun, manajemen inventory JIT juga memiliki risiko. Jika permintaan tiba-tiba meningkat, perusahaan mungkin tidak dapat memenuhi persediaan yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan tersebut. Risiko ini bisa merusak reputasi dengan pelanggan, bahkan mereka bisa beralih ke kompetitor. Keterlambatan kecil dalam proses inventaris pun dapat menjadi masalah, contohnya jika salah satu bahan utama tidak tiba tepat waktu bisa menyebabkan bottleneck dalam produksi.
2. Metode Economic Order Quantity (EOQ)
Model EOQ digunakan dengan menghitung jumlah unit yang harus ditambahkan ke inventaris setiap pesanan untuk mengurangi total biaya inventaris sambil berasumsi bahwa permintaan konsumen bersifat konstan. Biaya inventaris dalam model ini termasuk biaya penyimpanan dan biaya setup.
Model EOQ bertujuan untuk memastikan jumlah inventaris yang tepat dalam proses pemesanan sehingga perusahaan tidak perlu melakukan pesanan terlalu sering dan tidak ada kelebihan inventaris yang menganggur. Model ini mengasumsikan bahwa ada trade-off antara biaya penyimpanan inventaris dan biaya setup, dan total biaya inventaris diminimalkan ketika biaya setup dan biaya penyimpanan diminimalkan.
3. Metode Materials Requirement Planning (MRP)
Metode Materials Requirement Planning (MRP) adalah metode yang bergantung pada perkiraan penjualan. Artinya, produsen harus memiliki catatan penjualan yang akurat untuk memungkinkan perencanaan inventaris yang tepat waktu dan mengomunikasikan kebutuhan tersebut dengan pemasok bahan secara tepat waktu.
Sebagai contoh, produsen produk minuman yang menggunakan sistem inventory MRP memastikan bahwa bahan dan peralatan sudah tersedia berdasarkan pesanan yang diproyeksikan. Ketidakmampuan untuk forecasting penjualan dengan akurat dan merencanakan akuisisi inventaris akan menyebabkan produsen gagal memenuhi pesanan.
4. Metode Days Sales of Inventory (DSI)
Rasio keuangan DSI menunjukkan rata-rata waktu dalam satuan hari yang dibutuhkan sebuah perusahaan untuk mengubah inventarisnya, termasuk barang yang sedang dalam proses produksi, menjadi penjualan.
DSI mengindikasikan likuiditas inventaris, angka ini mewakili berapa hari persediaan inventaris saat ini akan bertahan. Secara umum, DSI yang lebih rendah dianggap lebih baik karena menandakan durasi yang lebih singkat untuk menghabiskan inventaris, meskipun angka rata-rata DSI bervariasi dari satu industri ke industri lainnya.
Baca Juga:Â Apa Itu Leads dalam Digital Marketing dan Bagaimana Pentingnya?
Tips Inventory Control yang Perlu Dilakukan Bisnis
Bisnis bisa menerapkan salah satu dari empat metode di atas agar inventory control berjalan dengan baik. Selain metode tersebut, bisnis juga perlu melakukan langkah praktis dalam inventory control seperti di bawah ini.
1. Kelompokkan Inventaris ke dalam Beberapa Kategori
Anda harus mengelompokkan inventaris ke dalam berbagai kategori yang jelas agar stok produk bisa dengan mudah dilacak. Selain itu, Anda juga perlu memberlakukan sistem zonasi agar tidak bingung dalam mencari stok produk yang dibutuhkan.
2. Atur Tingkat Stok Minimum
Tetapkan tingkat stok minimum yang harus selalu ada dalam persediaan Anda. Langkah akan membantu Anda menghindari kehabisan stok dan memastikan ketersediaan produk tetap ada dan tidak mencapai batas kritis, yaitu di bawah angka minimum yang ditetapkan.
3. Terapkan Sistem Penyimpanan yang Baik
Pengaturan penyimpanan yang efisien dan terorganisasi dapat mengoptimalkan penggunaan ruang serta mempermudah akses terhadap barang di gudang. Barang pun tetap terjaga kualitasnya dengan sistem penyimpanan yang tepat sehingga tetap bertahan lama sampai dijual kepada pelanggan.
4. Terapkan Teknik FIFO dan FEFO
Gunakan metode FIFO (First-In-First-Out) atau FEFO (First-Expired-First-Out) untuk mengurutkan persediaan dan memastikan barang yang paling lama berada di inventaris digunakan lebih dulu sebelum barang yang lebih baru.
5. Gunakan Software Inventory control
Manfaatkan teknologi dengan menggunakan software inventory control untuk memantau persediaan secara real-time, memprediksi kebutuhan, dan mengelola inventaris secara lebih efisien.
6. Lakukan Audit Inventaris secara Teratur
Lakukan audit inventaris secara teratur untuk memverifikasi jumlah stok fisik dengan catatan inventaris Anda. Langkah ini bisa membantu Anda dalam mendeteksi perbedaan dan mengidentifikasi kemungkinan kecurangan atau kesalahan.
Baca Juga:Â Apa Saja Kelebihan SEO pada Sebuah Website?
7. Optimalkan Pemesanan Ulang Stok Barang
Berdasarkan data dan analisis yang akurat, tentukan waktu yang tepat untuk memesan ulang stok barang sehingga persediaan selalu tersedia dalam jumlah yang memadai. Komunikasikan juga dengan pihak pemasok agar mereka bisa menyediakan produk sesuai dengan jadwal yang Anda tetapkan.
8. Buat Forecast Persediaan
Lakukan peramalan (forecasting) permintaan dan penjualan untuk memprediksi kebutuhan persediaan barang pada masa depan. Langkah ini akan membantu dalam Anda merencanakan dan menyesuaikan inventaris dengan lebih baik.
9. Lakukan Quality Control
Pastikan kualitas barang dalam persediaan Anda selalu terjaga dengan melakukan kontrol kualitas (quality control) secara rutin untuk menghindari masalah atau kerugian akibat barang cacat atau rusak.
Kesimpulannya, inventory control adalah proses kontrol stok barang yang diperlukan dalam bisnis untuk memastikan agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stok produk yang bisa memengaruhi alur atau kelancaran bisnis. Tidak baik bagi bisnis Anda jika memiliki terlalu banyak stok produk di dalam gudangnya, apalagi tingkat permintaan pasar terhadap produknya masih rendah.
Solusinya, Anda perlu meningkatkan angka penjualan dengan menerapkan strategi Digital Marketing, seperti Search Engine Optimization (SEO) atau Digital Advertising. Jangan khawatir kalau Anda belum menguasai tekniknya karena ada ToffeeDev, Digital Marketing Agency Indonesia yang siap membantu bisnis Anda! Klik di sini untuk membuat jadwal konsultasi dengan ToffeeDev dan temukan action plan Digital Marketing yang mampu menarik perhatian pelanggan serta meningkatkan angka penjualan bisnis Anda!
