Masih harus membuat dan mengirim invoice secara manual setiap kali ada transaksi? Pernah juga salah memasukkan detail transaksi? Masalah seperti ini bisa menghambat cash flow dan bikin operasional bisnis kamu jadi berantakan, lho!
Kini, ada invoice online yang bisa membuat proses penagihan menjadi lebih praktis. Tidak hanya lebih cepat dan rapi, invoice secara online juga memudahkan kamu dalam memantau pembayaran, mengurangi risiko human error, hingga memberikan kesan profesional.
Lantas, apa sebenarnya invoice online, apa saja manfaatnya, apa saja yang harus ada di dalam invoice online, hingga apakah ada rekomendasi aplikasi invoice terbaik? Yuk, simak pembahasan lengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Invoice Online?
Invoice online adalah bentuk digital dari faktur atau tagihan yang memungkinkan bisnis mengelola pembayaran dengan lebih praktis. Jika biasanya invoice berbentuk kertas atau file manual yang harus dicetak dan dikirim secara fisik, versi online ini langsung dibuat dan dikirim melalui platform digital.
Sama seperti invoice konvensional, invoice online tetap berisi informasi penting terkait transaksi. Di dalamnya terdapat identitas penjual dan pembeli, rincian barang atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayarkan, serta tenggat waktu pembayaran.
Bedanya, semua informasi ini disusun dalam format digital yang bisa langsung dikirim melalui email, whatsapp, SMS atau sistem berbasis cloud, sehingga lebih efisien dan minim kesalahan.
Bayangkan jika kamu memiliki pelanggan di kota lain dan perlu mengirimkan invoice segera. Dengan sistem manual, kamu mungkin harus mencetak invoice, mengemasnya, dan mengirimkan melalui jasa ekspedisi yang bisa memakan waktu berhari-hari.
Namun, dengan invoice online, kamu cukup membuat dokumen dalam hitungan menit dan mengirimkannya langsung melalui platform digital. Pelanggan pun bisa menerimanya seketika dan segera memproses pembayaran tanpa hambatan.
Apa Saja yang Harus Ada di Invoice Online?
Meskipun tanpa kertas, invoice ini tetap harus memuat informasi penting agar transaksi jelas dan transparan. Berikut apa saja yang harus ada di invoice online, antara lain:
- Identitas perusahaan: Mencantumkan nama bisnis, alamat, kontak, dan situs web untuk memudahkan pelanggan menghubungi jika ada pertanyaan.
- Nomor invoice: Kode unik yang mempermudah pencatatan transaksi dan menghindari duplikasi.
- Tanggal & jatuh tempo: Menunjukkan kapan invoice dibuat dan batas waktu pembayaran agar pelanggan tidak melewati tenggat.
- Identitas pelanggan: Nama, alamat, dan kontak pelanggan untuk memastikan invoice sampai ke pihak yang tepat.
- Rincian produk/jasa: Menjelaskan produk/jasa yang ditagihkan, jumlah, harga per unit, dan total biaya.
- Total tagihan: Jumlah akhir yang harus dibayar, termasuk pajak, diskon, atau biaya tambahan.
- Metode pembayaran: Informasi rekening bank, e-wallet, atau opsi pembayaran lainnya agar pelanggan dapat membayar dengan mudah.
- Syarat & ketentuan: Ketentuan terkait jatuh tempo, denda keterlambatan, dan kebijakan pengembalian dana.
- Informasi pajak: Nomor pajak dan jumlah pajak yang dikenakan untuk transparansi dalam penagihan.
- Logo & branding: Menambahkan logo perusahaan agar invoice lebih profesional dan mudah dikenali.
Manfaat Invoice Online
Invoice online adalah solusi modern yang mempermudah bisnis dalam mengirim dan mengelola tagihan dengan lebih efisien. Berikut beberapa manfaat utama yang bisa diperoleh:
1. Transaksi lebih efisien dengan payment link
Salah satu keunggulan utama invoice online adalah kemudahan dalam menerima pembayaran melalui payment link. Kamu bisa membagikan tautan pembayaran lewat email, SMS, atau Whatsapp, sehingga pelanggan cukup mengklik link tersebut untuk langsung melakukan pembayaran. Proses ini tidak hanya praktis, tetapi juga mempercepat cash flow bisnis.
2. Cepat, praktis, dan menghemat waktu
Dengan menggunakan Invoice online, kamu bisa memantau pembayaran secara real-time, sehingga lebih mudah mengidentifikasi transaksi yang sudah atau belum dibayar. Selain itu, invoice bisa dikirimkan secara otomatis, mempercepat proses penagihan dan mengurangi pekerjaan manual.
3. Pengiriman kilat, pembayaran instan
Dengan fitur penagihan otomatis (recurring invoice), kamu bisa menjadwalkan pengiriman invoice secara berkala tanpa perlu membuatnya satu per satu, sehingga bermanfaat bagi kamu yang menawarkan layanan berlangganan atau memiliki pelanggan tetap.
4. Jangkauan lebih luas, fleksibel di mana saja
Invoice online memungkinkan kamu bisa mengirim dan menerima tagihan dari mana saja, kapan saja. Semua proses dapat dikelola dalam satu dashboard yang terhubung dengan sistem pembayaran real-time, sehingga transaksi tetap lancar meskipun dilakukan dari lokasi yang berbeda.
6. Pelacakan dan penyimpanan data lebih mudah
Karena berbentuk digital, invoice online lebih mudah dicari, dilacak, dan disimpan dalam sistem yang terorganisir, sehingga sangat membantu saat audit, menghindari kehilangan dokumen, dan mempermudah pengelolaan keuangan bisnis dalam jangka panjang.
Rekomendasi Aplikasi Invoice Online
Aplikasi Invoice Online Paper.id (Sumber: Paper.id)
Sudah dijelaskan di atas, bahwa mengelola invoice secara manual itu bukan hal yang mudah. Kadang catatan jadi berantakan, tagihan terlambat dikirim, atau pembayaran yang belum lunas sulit dilacak.Â
Jika tidak tertata dengan baik, bukan hanya keuangan bisnis yang terganggu, tapi juga bisa berdampak pada hubungan dengan pelanggan.
Untuk mengatasi masalah ini, Paper.id hadir sebagai aplikasi invoice online yang tidak hanya gratis, tetapi juga dilengkapi dengan berbagai fitur bermanfaat lainnya Dengan Paper.id, kamu bisa membuat, mengirim, dan melacak invoice dengan lebih mudah.
Keunggulan lain dari Paper.id adalah fleksibilitas dalam mengirim invoice melalui SMS, Email, atau WhatsApp, serta fitur invoice reminder yang membantu mengingatkan pelanggan agar membayar tepat waktu.Â
Selain itu, Paper.id sudah bekerja sama dengan PERURI untuk memudahkan pembubuhan e-meterai otomatis, sehingga kamu tidak perlu repot mencari meterai fisik. Tinggal buat, bubuhkan, dan kirim langsung!
Tak hanya invoice, Paper.id juga memungkinkan pembuatan berbagai dokumen bisnis lain seperti Quote, Purchase Order, Kwitansi, Faktur Berulang (Recurring Invoice), hingga Surat Jalan.Â
Dengan semua fitur ini, Paper.id bisa menjadi solusi all-in-one untuk mengelola invoice dan dokumen bisnis dengan lebih efisien.
Tertarik mencobanya? Daftarkan bisnismu sekarang dan rasakan kemudahannya!
