General Affair adalah divisi yang penting dalam sebuah perusahaan. Tanpa divisi ini, jalannya sebuah perusahaan tidak akan lancar dengan semestinya.
staf yang ada di posisi general affair dapat diibaratkan dengan sosok seorang ibu yang mengurus anak-anaknya di setiap divisi pada perusahaan.Â
Walaupun sekilas terdengar remeh, tetapi tugas dari general affair sangat berpengaruh dan terhubung dengan divisi-divisi yang ada di perusahaan.
Meskipun begitu, tidak banyak orang yang memahami posisi general affair di dalam suatu perusahaan. Lantas apa sebenarnya general affair itu? Mari simak ulasan lengkapnya di bawah ini
Apa Itu General Affair?
General affair adalah posisi yang memegang peranan penting dalam sistem pengelolaan perusahaan. Posisi ini bertanggung jawab terhadap berbagai hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.
General affair bergerak di bawah naungan kepala operasional atau kepala divisi umum dan memiliki perbedaan yang signifikan dengan HRD, walaupun di beberapa perusahaan jabatan ini seringkali digabungkan dengan divisi HRD.
General affair bertugas untuk melakukan pemeliharaan seluruh fasilitas dan barang yang ada pada perusahaan. Sedangkan HRD bertugas untuk mengelola seluruh Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada di perusahaan.
Posisi general affair berhubungan erat dengan bidang administratif. Umumnya, para staf general affair merupakan pekerja andal yang memiliki pemahaman tinggi tentang keselamatan dan kesehatan kerja.
Selain itu, staf general affair berperan penting dalam kelancaran seluruh kegiatan perusahaan, disertai dengan komunikasi yang baik antar staf perusahaan.
5 Fungsi General Affair
General affair memiliki beberapa fungsi yang sangat berpengaruh dan berkaitan erat dengan kelancaran kegiatan usaha.
Adapun 5 fungsi dari general affair adalah sebagai berikut:
1. Perawatan dan Pemeliharaan
Perawatan dan pemeliharaan fasilitas dan set perusahaan adalah fungsi utama dari jabatan general affair.Â
Jabatan ini berfungsi untuk menganalisa dan melakukan penilaian terhadap kondisi setiap fasilitas dan aset yang ada. Oleh karena itu, setiap permintaan pengadaan barang dan fasilitas baru, harus melalui asesmen dari jabatan ini.
General affair adalah jabatan yang bertanggungjawab untuk mengetahui kelayakan setiap aset. Apakah masih dapat dipertahankan, atau dibutuhkan pembaharuan.
Jabatan ini juga melakukan inspeksi terhadap kebersihan, kerapian, dan kondisi dari setiap fasilitas yang ada. Mulai dari fasilitas kantor, gudang, listrik, dan semua aset bergerak maupun aset tetap lainnya.
2. Memastikan Kelancaran Kegiatan Perusahaan
General affair memiliki wewenang spesial untuk mengatur setiap divisi yang berada di bawahnya.Â
Bentuk aturan tersebut berhubungan dengan Standard Operational Procedure (SOP) dan kebijakan lain terkait penggunaan fasilitas perusahaan.
SOP tersebut bertujuan untuk mengontrol risiko kerusakan fasilitas dan kelancaran kegiatan perusahaan.
Baca Juga: Tips Membuat CV Yang Baik dan Benar
3. Hubungan dengan Pihak Luar
Jabatan general affair juga berfungsi untuk menjaga hubungan baik dengan pihak luar, seperti citra perusahaan, individu, dan lingkungan yang bersinggungan langsung dengan perusahaan.
General affair bertindak sebagai jembatan antara perusahaan dengan supplier barang, jasa, dan vendor yang digunakan perusahaan.
4. Perizinan
Semua perizinan kegiatan perusahaan akan dilakukan oleh divisi general affair. Divisi ini akan mengurus segala bentuk perizinan yang dibutuhkan untuk kelancaran kegiatan perusahaan.
Divisi ini berfungsi untuk membina hubungan baik terhadap masyarakat sekitar dan petugas yang berwenang.Â
Pihak-pihak eksternal ini contohnya seperti ormas, pemda, kepolisian, pers, dan pihak lainnya yang berhubungan dengan perizinan.
5. Kesiapan Laporan Berkala
Kesiapan laporan berkala terutama laporan dalam bidang anggaran dan keperluan anggaran dilaksanakan oleh general affair.
Laporan tersebut berisi tentang aset dan beban biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. General affair harus mengetahui kapan sebuah aset atau fasilitas akan berhenti digunakan dan perlu diadakannya pengadaan fasilitas dan aset baru.
Laporan berkala ini dibuat dengan periode yang telah ditentukan sebelumnya.
Tugas General Affair?
Dari penjelasan fungsi di atas, dapat dijabarkan lebih detail tugas dari general affair adalah sebagai berikut:
1. Pengadaan dan pemeliharaan Aset dan Fasilitas
General affair bertugas terhadap pengadaan aset dan fasilitas perusahaan, mulai dari tahap pengajuan, pemilihan supplier, hingga pengadaan yang dibutuhkan perusahaan.
2. Pembayaran dan Pembelian Rutin
Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen, general affair juga bertugas untuk melakukan pembelian rutin untuk perusahaan.
Pembelian yang dimaksudkan adalah pembelian air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), Tinta Printer, Kertas, dan barang-barang berkala lainnya. Tidak hanya pembelian, jabatan ini juga melakukan tugas pembayaran rutin seperti pembayaran listrik, telepon, air, internet, dan pembayaran lainnya.
3. Mengawasi Peraturan Pembayaran Tenaga Kerja Harian
Tugas general affair selanjutnya adalah mengontrol pembayaran tenaga kerja. GA memiliki wewenang untuk menentukan besar gaji tenaga kerja harian di luar dari gaji karyawan.
Hal ini disebabkan gaji karyawan harian lepas termasuk dalam keperluan bulanan kantor yang perlu dibayarkan dan dicatat dalam pembukuan. Untuk mempermudah proses ini, general affair menggunakan aplikasi slip gaji online.
4. Inventaris Aset dan Fasilitas Perusahaan
General affair memiliki tugas untuk mencatat aset maupun fasilitas perusahaan dalam bentuk pendataan inventaris. Pendataan ini bertujuan untuk mengetahui jumlah, kondisi, dan kelayakan sebuah fasilitas atau aset.Â
Seorang general affair harus dapat mencatat semua aset kantor dengan lengkap dan cermat. Tidak hanya itu, general affair harus menghitung depresiasi barang dengan teliti, sehingga mendapatkan data jelas.
5. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang
Urusan renovasi dan pembukaan kantor cabang baru juga merupakan tugas dari seorang general affair. Dalam hal ini, general affair merinci biaya yang diperlukan untuk kebutuhan renovasi atau pembukaan kantor cabang.
Seorang general affair perlu mempertimbangkan beberapa faktor, mulai dari kelayakan hingga dana yang diajukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Data mengenai estimasi dana hingga hasil renovasi dan pembelian terkait, semua harus dibuktikan dengan nota atau faktur.
Baca Juga: 3 Cara untuk Berkomunikasi yang Baik dan Bertanggung Jawab
6. Membuat SOP
Tugas selanjutnya dari seorang general affair adalah membuat sistem kerja mengenai perawatan, pemeliharaan, dan penggunaan fasilitas kantor.
SOP yang dimaksud berhubungan dengan ceklist, pengeluaran rutin kantor, jadwal perawatan aset bergerak, dan masih banyak lagi yang lainnya.
7. Berkomunikasi dan menjalin hubungan baik dengan Pihak Luar
Tugas utama lainnya dari general affair adalah membina hubungan baik dengan para supplier barang atau jasa, maupun vendor serta masyarakat sekitar yang berhubungan langsung dengan perusahaan.
Hubungan yang baik akan memiliki dampak positif terhadap citra perusahaan di mata klien. Tentunya hal ini akan mempengaruhi potensi profit yang diterima oleh perusahaan.
8. Survei Kepuasan dan Kesejahteraan Pegawai
Jabatan ini memiliki tugas untuk membuat survei terkait tingkat kepuasan dan kesejahteraan pegawai.Â
Survei ini mencakup kepuasan pegawai terhadap fasilitas yang diberikan, misalnya kebersihan, ketersediaan kebutuhan kantor, SOP, perizinan, dan lain sebagainya.
Jenjang Karier General Affair?
Posisi general affair memiliki jenjang karier yang cukup jelas, dengan gaji yang terbilang besar. Terlebih lagi jika memiliki added value yang menunjang semua fungsi dan tugas dari seorang general affair.Â
Hal ini dikarenakan sukses atau tidaknya seorang general affair diukur dari bagaimana ia dapat menyelesaikan masalah dan mendukung kinerja operasional perusahaan.
Berikut empat jenjang karier general affair antara lain:
1. Staf General Affair
Staf general affair merupakan jenjang awal karier dalam jabatan general affair. Deskripsi kerja masih pada tahapan yang sederhana, yakni mengerjakan satu unit tugas saja, dengan beban capaian target yang lebih sedikit.
2. Supervisor General Affair
Jenjang selanjutnya pada general affair yaitu supervisor. Selain mengerjakan lebih dari satu unit tugas, seorang supervisor general affair bertindak sebagai jembatan antara manager dengan staf, serta membantu mengawasi kinerja staf, dan proses unit tugas yang diamanatkan.
Baca Juga: Analisis Data: Pengertian, Fungsi, Jenis dan Cara Menerapkannya
3. Manager General Affair
Manajer general affair bertugas mengawasi semua kinerja staf, melaksanakan update pekerjaan secara berkala, serta membuat konsep atau flow pekerjaan general affair di setiap unit tugas.
4. Head of General Affair
Posisi tertinggi dari general affair yaitu Head of General Affair. Posisi ini bertugas untuk mengoordinasikan pekerjaan serta membuat laporan perusahaan bersama pimpinan, maupun dengan bagian lainnya.
Itulah tadi pemaparan tentang general affair. Posisi ini akan selalu memiliki peran penting terhadap jalannya suatu perusahaan. General affair sangat dibutuhkan oleh perusahaan bidang mana pun, termasuk perusahaan Toffeedev sebagai digital marketing agency.
Sebagai salah satu Digital Marketing Agency Indonesia di Jakarta, Toffeedev siap membantu Anda dalam mengembangkan situs web, dan menerapkan strategi Digital Marketing terbaik yang tepat sasaran, dan mencapai tujuan bisnis Anda.
Tunggu apa lagi? Mari mulai mendigitalkan bisnis Anda bersama Toffeedev, sebelum pesaing Anda melakukannya.
