Persaingan di dunia bisnis membuat setiap perusahaan harus memerhatikan banyak faktor. Nah, knowledge management system adalah salah satu hal penting yang perlu diperhatikan. Pengelolaan ilmu pengetahuan ini sangat bermanfaat untuk memajukan sistem manajemen perusahaan.
Peran penting dari knowledge management system ini tentunya perlu didasari dengan pemahaman yang baik. Untuk itu, Anda perlu mengetahui apa itu knowledge management, komponen yang perlu diperhatikan, apa saja manfaatnya dan jenis-jenis yang dipergunakan dalam bisnis. Let’s check it out!
Apa Itu Knowledge Management System?
Knowledge Management System adalah sistem yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan membagikan pengetahuan di dalam suatu organisasi. Knowledge Management System (KMS) atau sistem manajemen pengetahuan. Tujuannya untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi dengan memanfaatkan sumber daya pengetahuan yang ada. Sistem ini dapat berupa perangkat lunak komputer, intranet, atau jaringan sosial yang digunakan untuk menyimpan dan membagikan informasi.
Baca Juga: Pentingnya Product Knowledge dalam Pemasaran
7 Komponen Knowledge Management System
Untuk memajukan komponen knowledge management system dalam perusahan bisnis, Anda perlu memerhatikan beberapa hal. Berikut ini merupakan 7 komponen utama dari knowledge management system yang penting diterapkan untuk perusahaan bisnis.
1. Identifikasi Pengetahuan
Proses untuk mengidentifikasi jenis pengetahuan yang diperlukan dalam sebuah organisasi. Selain itu, komponen ini juga memperhatikan sumber daya apa saja yang dapat digunakan untuk mengumpulkan pengetahuan.
2. Pengumpulan Pengetahuan
Komponen selanjutnya adalah pengumpulan pengetahuan. Hal ini dapat diartikan sebagai proses untuk mengumpulkan pengetahuan yang dibutuhkan dari berbagai sumber, seperti dokumen, orang, atau sistem lain.
3. Penyimpanan Pengetahuan
Proses untuk menyimpan dan mengelola pengetahuan yang dikumpulkan juga tidak luput dari kepentingan KMS. Terutama, apabila pengetahuan yang disimpan dan dikelola dalam basis data atau sistem penyimpanan lainnya.
4. Analisis Pengetahuan
Komponen KMS selanjutnya adalah memperhatikan analisis pengetahuan. Hal ini dapat dikatakan sebagai proses untuk menganalisis pengetahuan yang dikumpulkan dan mengklasifikasikan informasi sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Baca Juga: Direct Selling: Pengertian, Jenis, Manfaat, dan Tips Menjalankannya
5. Penyebarluasan Pengetahuan
Distribusi pengetahuan dapat diartikan sebagai proses untuk membagikan pengetahuan yang dikumpulkan dan dianalisis. Pengetahuan ini akan disebarluaskan kepada anggota organisasi yang membutuhkannya.
6. Penggunaan Pengetahuan
Kemudian, komponen dari KMS adalah penggunaan pengetahuan. Ini berarti proses untuk mengaplikasikan pengetahuan yang diterima dalam proses operasional dan pengambilan keputusan.
7. Evaluasi dan Pengukuran
Proses untuk mengevaluasi efektivitas sistem manajemen pengetahuan dan mengukur dampaknya terhadap kinerja organisasi. Evaluasi dan pengukuran ini memiliki pengaruh yang cukup krusial terhadap keberhasilan KMS.
7 Manfaat Knowledge Management System
Kepentingan peran knowledge management system tentunya dikarenakan banyak manfaat yang ditawarkan. Bagi sebuah perusahaan bisnis, KMS ini mungkin dapat berguna untuk mencapai tujuan bisnis. Yuk simak 7 manfaat dari knowledge management system yang perlu Anda ketahui.
1. Efisiensi
Manfaat KMS yang pertama adalah efisiensi. Dengan menyimpan dan mengelola pengetahuan dalam suatu sistem yang terpusat, organisasi dapat menghemat waktu dan usaha yang diperlukan untuk mencari informasi.
2. Peningkatan Kualitas
Selanjutnya, KMS mampu berpengaruh pada upaya peningkatan kualitas baik internal perusahaan maupun bisnis. Dengan menganalisis dan mengklasifikasikan pengetahuan, organisasi dapat meningkatkan kualitas produk atau layanan yang ditawarkan.
3. Peningkatan Kinerja
Bagaimana KMS mempengaruhi peningkatan kinerja di perusahaan? Hal ini dikarenakan adanya proses membagikan pengetahuan kepada anggota organisasi yang membutuhkannya, organisasi dapat meningkatkan kinerja individu dan tim.
Baca Juga: Pemasaran Afiliasi: Definisi, Manfaat, dan Tips Menjalankannya
4. Peningkatan Inovasi
Manfaat selanjutnya adalah terbentuknya peningkatan inovasi dalam manajemen perusahaan. KMS memungkinkan adanya penyediaan akses ke pengetahuan yang luas, organisasi dapat meningkatkan kreativitas dan inovasi dalam proses pengambilan keputusan.
5. Peningkatan Kolaborasi
KMS juga menciptakan potensi kolaborasi yang signifikan. Dengan membagikan pengetahuan, organisasi dapat meningkatkan kolaborasi dan kerja sama antar anggota organisasi.
6. Peningkatan Kapabilitas
Kapabilitas setiap tenaga kerja dalam perusahaan memberikan kontribusi baik untuk kesuksesan bisnis. Nah, KMS ini memungkinkan penyediaan akses ke pengetahuan, organisasi dapat meningkatkan kapabilitas anggota organisasi yang membutuhkannya.
7. Peningkatan Daya Saing
Salah satu manfaat paling penting dari KMS adalah peningkatan daya saing perusahaan. Dengan meningkatkan efisiensi, kualitas, kinerja, inovasi, kolaborasi dan kapabilitas, organisasi dapat meningkatkan daya saingnya dalam pasar.
Baca Juga: 13 Cara Memperkenalkan Produk Baru Agar Cepat Dikenal Konsumen
7 Jenis Knowledge Management System
Setelah mengetahui pengertian dan manfaat dari KMS, tentunya Anda juga perlu memerhatikan jenis-jenisnya. Ini akan membantu Anda untuk lebih mudah dalam menerapkan knowledge management system. Berikut ini merupakan jenis-jenis KMS yang sering digunakan dalam perusahaan bisnis.
1. Sistem Basis Data Pengetahuan
Jenis sistem yang pertama adalah basis dan data yang dapat menentukan aksesibilitas. Sistem ini menyimpan dan mengelola pengetahuan dalam bentuk basis data yang dapat diakses oleh anggota organisasi.
2. Sistem Intranet Pengetahuan
Jenis sistem ini menyediakan platform untuk menyimpan dan membagikan pengetahuan dalam jaringan internal organisasi. Jadi, jenis sistem KMS ini berkaitan dengan komponen penyebarluasan pengetahuan.
3. Sistem Jaringan Sosial Pengetahuan
Jenis KMS selanjutnya berkaitan dengan bagaimana pengetahuan dapat terkoneksi dalam jaringan organisasi. Sistem ini menyediakan platform untuk menyimpan dan membagikan pengetahuan dalam jaringan sosial internal organisasi.
Baca Juga: Dominasi SERP Dalam Menggunakan Topik Dibandingkan Keyword
4. Sistem Dokumentasi Pengetahuan
Sistem ini menyimpan dan mengelola pengetahuan dalam bentuk dokumen yang dapat diakses oleh anggota organisasi. Kemudahan yang ditawarkan dengan jenis sistem ini adalah format pengetahuan yang dapat diakses secara mudah.
5. Sistem Pencarian Pengetahuan
Jenis sistem KMS ini memungkinkan anggota organisasi untuk mencari informasi yang diperlukan dengan menggunakan kata kunci atau query yang spesifik. Tentunya, seluruh pihak di perusahaan dapat memilih mana pengetahuan yang mereka perlukan tanpa membuang waktu untuk memilah.
6. Sistem Pembelajaran Pengetahuan
Jenis sistem KMS yang selanjutnya merupakan perkembangan dari cara distribusi pengetahuan. Sistem ini menyediakan platform untuk menyimpan dan membagikan pengetahuan dalam bentuk pelatihan atau tutorial yang dapat diakses oleh anggota organisasi.
7. Sistem Rekomendasi Pengetahuan
Sistem ini menggunakan algoritma yang dapat menganalisis preferensi dan kebutuhan anggota organisasi untuk menyarankan konten pengetahuan yang relevan. Hampir sama dengan jenis sistem pencarian pengetahuan, ini membuat anggota organisasi dapat berkembang sesuai dengan yang dibutuhkan.
Nah, itulah tadi informasi mengenai knowledge management system yang perlu Anda ketahui. KMS dapat bekerja secara optimal apabila dipergunakan dengan tepat. Kesuksesan sebuah bisnis bergantung pada bagaimana manajemennya berjalan, yuk pastikan KMS jadi salah satu faktor penting untuk diperhatikan dalam perusahaan Anda.
Butuh bantuan profesional untuk mendukung bisnis Anda? Toffeedev menyediakan berbagai layanan marketing, periklanan ataupun konten berkualitas penuh manfaat untuk bisnis. Tenang, semua bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan budget yang diinginkan. Masih ragu? Yuk hubungi Toffeedev sekarang juga, konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama kami.
