Tidak jarang proyek yang Anda kerjakan membutuhkan banyak tugas atau aktivitas yang perlu diselesaikan. Anda pun merasa khawatir apabila ada tugas atau pekerjaan yang terlewatkan dalam suatu proyek. Untuk mengatasi masalah tersebut, Anda memerlukan backlog. Backlog adalah alat yang berguna untuk membantu Project Manager (PM) maupun anggota timnya dalam memantau setiap pekerjaan dari proyek yang sedang dijalankan.
Apa Itu Backlog?
Apakah yang dimaksud dengan backlog itu? Mengapa orang yang terlibat dalam pengerjaan proyek harus menggunakan backlog? Mari kita lihat penjelasannya di bawah ini.
Definisi Backlog
Pada dasarnya, backlog adalah daftar tugas, pekerjaan, atau aktivitas yang harus diselesaikan dalam suatu proyek. Daftar ini berisi segala hal yang diperlukan untuk mencapai tujuan akhir dari sebuah proyek. Umumnya, backlog digambarkan dalam bentuk catatan digital yang terus diperbarui seiring perkembangan proyek.
Sebagai seorang PM, Anda pasti menyadari bahwa backlog dibutuhkan untuk merencanakan, mengorganisasi, dan mengelola sumber daya secara efektif. Penggunaan backlog pun dapat membantu tim proyek agar lebih fokus pada tugas-tugas yang paling penting dan mendesak.
Karakteristik Backlog yang Benar
Backlog yang baik harus memenuhi beberapa karakteristik kunci agar tetap efektif dalam manajemen proyek. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Detailed Appropriately
Backlog harus menyediakan informasi yang cukup untuk menggambarkan tugas secara jelas dan komprehensif. Deskripsi tugas, tujuan, dan kriteria keberhasilan harus ditentukan dengan tepat agar tidak menimbulkan kebingungan di antara anggota tim.
2. Estimated
Setiap tugas dalam backlog harus memiliki batasan durasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Estimasi ini membantu dalam perencanaan waktu dan manajemen ekspektasi.
3. Emergent
Seiring perkembangan proyek, beberapa tugas mungkin memerlukan perubahan seperti penambahan atau dihapus dari backlog. Backlog yang baik harus bisa menerima perubahan secara fleksibel.
4. Prioritized
Prioritas harus jelas diberikan pada setiap tugas dalam backlog. Anggota tim bisa mengetahui tugas yang perlu diselesaikan lebih dahulu dan tugas yang dapat ditunda.
Baca Juga: Lakukan Backup Website Anda Menggunakan Tools Ini
Tujuan dan Manfaat Backlog dalam Manajemen Proyek
Backlog memiliki sejumlah tujuan dan manfaat yang berarti dalam manajemen proyek. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Mengidentifikasi Prioritas
Dalam backlog, tugas-tugas disusun berdasarkan tingkat prioritas. Anda dan anggota tim proyek bisa mengetahui lebih jelas tentang tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu dan memerlukan perhatian lebih.
2. Meningkatkan Transparansi
Backlog memberikan wawasan secara menyeluruh mengenai proyek, termasuk progres saat ini dan rencana masa depan. Semua orang dalam tim bisa melihat dan memahami bagaimana proyek berjalan.
3. Menghadapi Perubahan
Proyek sering kali mengalami perubahan sesuai dengan kondisi yang terjadi. Perubahan ini bisa diakomodasi dengan backlog sehingga tidak mengganggu jalannya proyek.
4. Peningkatan Kolaborasi
Backlog melibatkan seluruh tim dalam perencanaan dan pengambilan keputusan. Secara tidak langsung, backlog bermanfaat dalam menciptakan atmosfer kolaboratif yang positif dan mendorong keterlibatan semua anggota tim.
5. Efisiensi dalam Penggunaan Sumber Daya
Project Manager bisa mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien, baik waktu, tenaga, maupun uang dengan mengetahui prioritas tugas yang harus dikerjakan. Tujuan ini tentunya berdampak pada pengurangan pemborosan sumber daya.
Penggunaan Backlog dalam Manajemen Proyek
Sekarang, mari kita lihat bagaimana backlog digunakan dalam manajemen proyek untuk mengoptimalkan jalannya sebuah proyek.
1. Identifikasi Skala Prioritas Tugas
Berkat adanya backlog, Anda bisa mengidentifikasi tugas-tugas yang memerlukan perhatian mendesak. Prioritas tugas akan membantu tim lebih fokus pada pekerjaan yang benar-benar penting untuk mencapai target proyek.
2. Pemantauan dan Penyelesaian Tugas
Dalam backlog, Anda bisa melacak kemajuan setiap tugas. Anda pun bisa memantau kinerja tim dan mengambil tindakan segera jika ada tugas yang terbengkalai.
3. Perencanaan Rencana Tindak Lanjut
Setelah tugas selesai, backlog juga dapat digunakan untuk merencanakan langkah-langkah tindak lanjut atau aktivitas selanjutnya. Alhasil, proyek tetap bergerak maju dengan efisien dengan merencanakan tindak lanjut menggunakan backlog.
4. Membantu Tim Fokus
Tim yang terlibat dalam sebuah proyek bisa lebih fokus pada pekerjaan yang telah direncanakan sebelumnya jika menggunakan backlog. Mereka pun bisa menghindari gangguan yang tidak perlu serta meningkatkan produktivitas.
5. Meningkatkan Komunikasi
Backlog berfungsi sebagai sumber informasi bagi seluruh anggota tim. Mereka bisa lebih mudah berkomunikasi tentang tugas-tugas yang harus diselesaikan dan mendiskusikan perkembangan proyek secara terbuka.
Baca Juga: 5 Skill untuk Menjadi Backend Developer Andal
Urutan Cara Mengelola Backlog
Saat menggunakan backlog, ada beberapa langkah penting yang harus diikuti untuk mengelolanya dengan baik. Berikut adalah urutan pengelolaan backlog:
1. Menyusun Daftar Tugas
Pertama, Anda perlu menyusun daftar semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Pastikan deskripsi tugas ditulis dengan cukup jelas dan estimasi waktu telah ditetapkan berdasarkan prioritas yang ada.
2. Mengatur Prioritas Tugas
Setelah daftar tugas tersusun, langkah selanjutnya adalah mengatur prioritasnya. Identifikasi tugas-tugas yang krusial dan tentukan urutan penyelesaiannya agar anggota tim bisa lebih fokus dalam mengerjakan pekerjaannya.
3. Mengelompokkan Tugas
Tugas yang saling berkaitan sebaiknya dikelompokkan bersama. Tips ini membantu dalam perencanaan serta melihat gambaran besar dari proyek yang sedang dikerjakan.
Tips Mengelola Backlog yang Efektif
Backlog yang dikelola dengan baik merupakan kunci awal yang memengaruhi kelancaran suatu proyek. Lantas, bagaimana sebaiknya backlog dikelola? Ikuti beberapa tips di bawah ini!
1. Buat Batasan Waktu dalam Setiap Tugas
Tetapkan batasan waktu yang realistis untuk menyelesaikan setiap tugas dalam backlog supaya anggota tim akan merasa lebih terdorong untuk bekerja lebih produktif. Batasan waktu juga membantu mencegah agar tugas-tugas tertentu tidak terlalu lama tertunda pengerjaannya, sehingga proyek tetap berjalan sesuai jadwal.
Pastikan untuk mengomunikasikan batasan waktu ini dengan jelas kepada seluruh anggota tim. Langkah ini berguna dalam mencegah kebingungan dan memastikan setiap orang memiliki pemahaman yang sama tentang tenggat waktu yang harus diikuti.
2. Review Backlog secara Berkala
Lakukan review rutin terhadap backlog dengan melibatkan seluruh tim proyek. Tentukan jadwal untuk melakukan review, contohnya setiap minggu atau setiap bulan, tergantung pada kompleksitas dan durasi proyek. Review berkala memastikan bahwa backlog selalu up-to-date dan mencerminkan perubahan terbaru dalam proyek.
Selama sesi review, seluruh tim dapat berdiskusi tentang perkembangan proyek, progres tugas-tugas di dalam backlog, serta mengidentifikasi masalah atau hambatan yang mungkin muncul. Anda pun bisa mengumpulkan masukan berharga dan mengambil keputusan bersama untuk mengoptimalkan jalannya proyek.
3. Batasi Ukuran Backlog
Walaupun backlog digunakan untuk mengelola tugas-tugas proyek, Anda harus tetap menjaga agar backlog tidak terlalu besar dan rumit. Jika backlog terlalu besar, risiko anggota tim kehilangan fokus dan keterlambatan proyek akan meningkat.
Pertahankan jumlah tugas dalam backlog agar tetap terkelola dengan baik. Prioritaskan tugas yang paling krusial dan segera penting serta pertimbangkan untuk menyimpan tugas-tugas lain dalam daftar perencanaan jangka panjang atau cadangan. Anggota tim pun tetap berfokus pada tugas-tugas yang paling relevan dan mendesak.
4. Terapkan Metode Agile
Metode agile adalah pendekatan fleksibel dalam manajemen proyek yang berfokus pada kolaborasi tim dan adaptasi cepat terhadap perubahan. Dalam metode agile, backlog sering kali dikelola dalam bentuk sprint atau iterasi yang mengharuskan tim bekerja pada sejumlah tugas yang telah diprioritaskan selama periode waktu tertentu. Setelah sprint selesai, dilakukan review hasil kerja tim dan melakukan adaptasi jika diperlukan.
Penerapan metode agile dapat membantu anggota tim beradaptasi lebih cepat dengan perubahan kebutuhan proyek. Metode agile juga bermanfaat dalam meningkatkan transparansi, dan memberdayakan anggota tim untuk lebih proaktif dalam mengatasi tantangan yang muncul.
5. Buang Tugas yang Tidak Diperlukan
Dalam pengelolaan backlog, Anda perlu meneliti tugas yang sudah tidak relevan atau tidak diperlukan lagi. Evaluasi secara periodik jika beberapa tugas tertentu masih relevan dalam mencapai tujuan proyek.
Apabila ada, jangan ragu untuk menghapusnya dari backlog. Backlog tetap bersih dari tugas yang tidak lagi memberikan nilai tambah bagi proyek sehingga tim tetap fokus pada tugas yang lebih krusial.
6. Libatkan Anggota Tim dalam Pembuatan Backlog
Keterlibatan seluruh anggota tim sangat penting dalam menyusun backlog. Dalam perencanaan awal, libatkan tim untuk mengidentifikasi dan menentukan tugas-tugas yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek. Langkah ini membantu Anda dalam mengumpulkan wawasan yang beragam dan memastikan bahwa seluruh aspek proyek terakomodasi dalam backlog.
Baca Juga: Backend Programming: Definisi, Lingkup, dan Skill yang Diperlukan
7. Terbuka Terhadap Ide dan Masukan Baru
Terakhir, tetaplah terbuka terhadap ide dan masukan baru dari anggota tim sebagai kunci untuk menciptakan backlog yang baik dan efektif. Jadilah pendengar yang baik dan dengarkan setiap ide atau masukan yang diterima. Langkah ini berguna supaya Anda bisa menciptakan backlog yang lebih komprehensif dan mencerminkan kebutuhan sebenarnya dari sebuah proyek yang sedang berjalan.
Kini, Anda tidak perlu kewalahan lagi dalam mengerjakan sebuah proyek karena ada backlog. Backlog adalah daftar tugas yang disusun sesuai dengan skala prioritas supaya Anda dan anggota tim lainnya bisa lebih fokus dalam menyelesaikan sebuah proyek atau pekerjaan yang sedang dilakukan di perusahaan.
Terkadang ada beberapa proyek atau pekerjaan non-operasional di perusahaan Anda yang memerlukan kerja sama dengan perusahaan lainnya, seperti Digital Marketing. Digital Marketing membutuhkan strategi dan tools tertentu agar tujuan pemasaran perusahaan Anda bisa dicapai dengan maksimal. Maka dari itu, mari bekerja sama dengan ToffeeDev, Digital Marketing Agency Indonesia untuk menyukseskan kampanye pemasaran digital Anda! Klik di sini untuk berkonsultasi mengenai tujuan pemasaran yang ingin Anda capai bersama ToffeeDev!
