Apakah meeting harus selalu menegangkan?
Apakah setiap keputusan akhir meeting hanya berdasarkan sang pemimpin saja?
Jika kamu adalah salah satu peserta meeting dan kamu merasa kalau meeting yang kamu jalani itu termasuk ke bagian “horrific meeting”, mungkin beberapa management tips ini bisa membantu meeting yang kamu jalani menjadi bermakna.
Tujuan Yang Jelas
Kenapa harus ada meeting? Apa yang dapat dipelajari, diselesaikan, dieksplor atau dikembangkan dari meeting tersebut? Apakah ada indikasi kalau meeting ini akan berakhir dengan sukses?
Mengingat hal tersebut adalah tugas dari sang penyelenggara meeting, tapi tidak ada salahnya jika kamu sebagai peserta memastikan bahwa hal-hal tersebut di atas dapat dipecahkan. Tidak hanya itu, dengan adanya meeting tersebut tentu saja kamu mengharapkan akan ada tujuan yang ingin dicapai. Meeting demi meeting, atau mungkin event yang rutin dilakukan ini adalah bagian dari suatu proses menuju kesuksesan. Maka dari itu, hal terbaik dari sebuah meeting adalah: hasilnya.
Jika sebuah diskusi atau meeting itu memiliki tujuan dan berproses, keep going. Dan jika kamu sadar kalau tujuanmu mulai melenceng, move on! Jika dalam realitanya waktu yang kamu butuhkan untuk meeting tersebut ternyata jauh lebih banyak, maka kamu juga harus mengubah jadwal yang lainnya.
Kejujuran
Ketidakmampuan seorang pemimpin untuk menyelesaikan isu-isu kritis di dalam sebuah bisnis pasti sangat membuat frustasi. Tidak hanya bagi sang pemimpin saja, namun juga bagi semua pesertanya. Coba kamu bayangkan jika kamu yang berada dalam situasi dimana leader ynag kamu hormati tidak dapat mengidentifikasi masalah yang tengah dihadapi. Kinda frustrated, right?
Dan setiap orang dari kita pasti pernah berada dalam sebuah meeting yang bermakna, dimana setiap pendapat didengar, sedikit banyak penuh tekanan, menghargai adanya perbedaan dan lain sebagainya. Pada saat inilah ketulusan atau kejujuran hati sangat diperlukan. Disaat orang-orang berekspektasi tinggi pada suatu meeting, kamu sebagai penyelenggara ataupun peserta harus menyeimbangkan antara ekspektasi dan realita yang ada. Jangan sampai semua peserta merasa “bodoh” dan hanya bertepuk tangan jika diberi isyarat. Itu akan menjadi meeting yang tidak efektif, hindari!
Keterlibatan
Setiap peserta meeting harus terlibat dan ikut andil dalam proses meeting tersebut. Hal ini bertujuan agar setiap peserta tidak ada yang tertinggal dengan apa yang tengah dibahas. Di awal meeting, jangan lupa untuk menentukan isu apa yang akan dibahas dan kalau perlu tunjuklah beberapa orang yang kamu anggap dapat menjadi pembicara dari tiap team atau divisi. Menarik orang terlibat dalam suatu isu, brainstorming tentang produk atau proses yang baru, serta mengindetifikasi rintangan yang ada, adalah beberapa cara mudah untuk menarik keterlibatan para peserta meeting.
Aturlah suasana atau atmosfer dalam suatu meeting, jangan “menyiksa” orang-orang dengan slide presentasi yang banyak dan terlalu banyak teks. Dan ingat, jangan terlalu mengharapkan banyak “prestasi”, lebih baik lagi jika dapat berkembang bersama dengan yang lainnya. Itu akan lebih membuat meeting yang kamu jalani lebih berarti.
Tutuplah Dengan Komitmen
Yakinkan bahwa setiap peserta meeting sudah mengetahui apa yang akan terjadi atau apa yang harus dilakukan setelah meeting ini selesai, misalnya:
- Apa yang kita lakukan dan apa saja yang disetujui selama meeting berlangsung?
- Identifikasi tiap individu untuk melakukan tugasnya masing-masing
- Kapan akan meeting kembali (jika diperlukan)?
- Apakah semua peserta mengerti apa yang harus dilakukan?
source:Â https://www.entrepreneur.com/article/270664
