Halo! Welcome back to Toffee #SharingMonday. Kali ini dengan saya, Novia. Setiap hari senin kami akan membagikan insight seputar Digital Marketing, website, dan juga design. Pada video kali ini, saya akan membagikan 4 hal penting yang harus diperhatikan ketika berkomunikasi dengan klien.
MEMBALAS PESAN KLIEN TEPAT WAKTU
Yang pertama yaitu menanggapi pesan atau pertanyaan dari klien tepat waktu atau secepat mungkin. Tidak perlu membalas pesan atau pertanyaan dari klien setiap menitnya, namun sangat penting untuk memberikan tanggapan secepatnya misalnya dalam kurun waktu 10 sampai 15 menit. Hal ini sangat penting agar klien dapat mengikuti progress dari project yang sedang berjalan dengan baik. Anda juga dapat mengkomunikasikan hal-hal yang penting kepada klien secepat mungkin. Kemudian, jika Anda sedang cuti atau berhalangan, pastikan Anda memberikan kabar tersebut kepada klien atau rekan kerja Anda.
MENGGUNAKAN BAHASA YANG SOPAN
Yang kedua yaitu menggunakan panggilan yang sopan. Ketika Anda berkomunikasi dengan klien, sangat penting untuk menggunakan panggilan-panggilan yang sopan. Hal ini akan membuat klien Anda merasa dihargai dan dihormati sebagai partner bisnis Anda. Panggilan-panggilan sopan yang bisa dipilih yaitu misalnya Ibu atau Bapak. Dan ketika klien Anda menggunakan bahasa inggris, Anda bisa menggunakan panggilan Mister atau Miss.
PENGUNAAN KATA “MAAF”, “TOLONG”, DAN “TERIMA KASIH”
Yang ketiga yaitu jangan sungkan untuk menggunakan kata “maaf”, kata “tolong”, dan “terima kasih”. Penting ketika Anda berkomunikasi dengan klien, Anda menggunakan ketiga kata ini ketika diperlukan. Yang pertama, jangan sungkan untuk menggunakan kata “maaf” ketika Anda melakukan sebuah kesalahan baik disengaja ataupun tidak disengaja. Ataupun ketika ada halangan yang terjadi ketika project sedang berlangsung. Yang kedua, gunakan kata “tolong” ketika Anda ingin meminta tolong kepada klien atau Anda ingin meminta klien untuk mengirimkan sesuatu misalnya data atau informasi untuk keperluan berjalannya project. Dan yang terakhir, jangan lupa untuk menggunakan kata “terima kasih” ketika klien sudah memberikan apa yang Anda butuhkan atau membantu kelancaran project yang sedang berjalan.
PROFESIONALISME
Yang keempat dan terakhir, yaitu menjaga profesionalisme. Selama pandemi berlangsung, sebagian besar meeting atau pertemuan yang dilakukan dengan klien adalah secara daring atau online. Namun, hal tersebut tidak bisa dijadikan alasan untuk Anda tidak bersikap profesional atau berpenampilan profesional. Yang pertama, pastikan Anda datang tepat waktu ketika Anda melakukan meeting dengan klien. Bahkan lebih baik jika Anda sudah siap di ruangan meeting tersebut beberapa menit sebelum waktu yang ditentukan. Yang kedua, pastikan Anda menggunakan pakaian kerja yang rapi karena ingat Anda sedang bekerja tidak bersantai-santai saja di rumah. Dan yang ketiga adalah pastikan Anda menyalakan kamera karena hal tersebut sangat penting untuk membentuk atau membangun komunikasi yang baik dengan klien.
Sekian insight hari ini, semoga dapat bermanfaat dan jangan lupa untuk dishare. Jika Anda punya usulan topik untuk kami bahas di video selanjutnya, silahkan komen di kolom komentar di bawah ini. Sampai jumpa di Toffee #SharingMonday selanjutnya.
