Account payable adalah istilah dalam akuntansi bisnis yang merujuk pada kewajiban yang harus dibayarkan kepada vendor. Dalam bahasa Indonesia, istilah ini dikenal sebagai utang dagang dan digunakan ketika membeli barang atau jasa secara kredit. Seorang pebisnis menerapkan metode account payable dalam rangka memenuhi kebutuhan sumber daya yang digunakan oleh perusahaan supaya kegiatan operasional maupun non-operasional bisnisnya berjalan lancar.
Apa Itu Account Payable?
Bagi Anda yang ingin memulai atau sedang menjalankan bisnis, istilah account payable perlu dipahami. Account payable memiliki peran penting dalam siklus akuntansi serta menjaga kelancaran proses bisnis. Mari kita mulai dengan memahami definisi account payable dan perannya.
Definisi Account Payable
Utang dagang atau account payable adalah kewajiban dalam bentuk utang yang harus dibayarkan kepada pihak lain, baik vendor, supplier (pemasok), atau mitra yang diajak bekerja sama. Istilah ini dicatat dalam pembukuan setiap kali perusahaan melakukan pembelian barang atau jasa dari pihak lain secara kredit.
Istilah account payable juga berlaku ketika perusahaan membeli barang atau jasa dengan sistem uang muka. Pelunasan utang dagang dilakukan ketika perusahaan sudah menerima barang atau jasa tersebut, sesuai dengan kesepakatan yang berlaku antara kedua belah pihak.
Peran Account Payable dalam Bisnis dan Siklus Akuntansi
Account payable memiliki peran penting dalam bisnis, yaitu mendukung kegiatan operasional maupun non-operasional perusahaan. Selain itu, account payable juga memiliki fungsi dalam siklus akuntansi. Berikut penjelasan lengkapnya:
1. Mendukung Kegiatan Operasional dan Non-Operasional Perusahaan
Kegiatan operasional dan non-operasional yang perlu difasilitasi dengan account payable mencakup:
- Pembayaran barang atau jasa kepada mitra: Account payable berguna dalam melunasi utang atau pembayaran eksternal yang dilakukan oleh perusahaan. Ketika perusahaan melakukan pembelian dalam jumlah tertentu, pembayaran tidak dilakukan secara langsung, melainkan dibayarkan secara bertahap sesuai dengan kesepakatan.
- Biaya perjalanan dinas: Biaya perjalanan dinas merupakan salah satu kegiatan operasional yang biasa dilakukan dalam perusahaan. Biaya ini mencakup pembelian tiket pesawat, sewa akomodasi, dan biaya sewa kendaraan.
2. Indikator Kesehatan Keuangan Bisnis
Account payable berfungsi sebagai indikator kesehatan keuangan bisnis yang tercatat melalui siklus akuntansi. Dari data account payable, perusahaan bisa melihat performa dan pengelolaan pembayaran kewajiban yang dimilikinya.
3. Jatuh Tempo Pembayaran Utang
Data account payable juga mencakup tanggal jatuh tempo pembayaran utang. Informasi ini berguna sebagai acuan agar perusahaan bisa mengatur strategi pembayaran cicilan sebelum jatuh tempo. Selain itu, perusahaan juga bisa memasang prioritas pembayaran sehingga bisa memastikan agar pembayaran dilakukan secara tepat waktu sesuai dengan kebutuhan dan kesepakatan yang telah ditetapkan.
Baca Juga:Â Procurement: Definisi, Komponen, Proses, dan Jenisnya
Jenis-Jenis Account Payable
Ada tiga jenis account payable yang digunakan dalam perusahaan, yaitu utang jangka pendek, utang jangka panjang, dan utang kontingensi. Anda perlu mengenali jenis utang yang tergolong dalam masing-masing klasifikasi tersebut agar bisa menentukan prioritas pembayarannya. Berikut penjelasan mengenai jenis-jenis account payable:
1. Utang Jangka Pendek
Utang jangka pendek atau utang lancar adalah kewajiban yang harus dibayarkan dengan jatuh tempo kurang dari satu tahun. Perusahaan harus memastikan bahwa mereka memiliki aset lancar dengan likuiditas yang tinggi dan cukup banyak agar bisa melunasi utang jangka pendek. Beberapa contoh utang jangka pendek mencakup:
- Utang dagang (account payable)
- Utang bunga
- Pajak penghasilan terutang
- Utang tagihan
- Biaya yang masih harus dibayarkan
- Pinjaman jangka pendek
2. Utang Jangka Panjang
Utang jangka panjang atau utang tidak lancar dibayarkan dalam jatuh tempo pembayaran di atas satu tahun dan merupakan bagian penting dari pendanaan jangka panjang perusahaan. Biasanya, utang jangka panjang digunakan untuk mendapatkan modal dan mendanai pembelian aset modal atau investasi dalam proyek modal baru. Dalam membayar utang jangka panjang, perusahaan perlu mengetahui solvabilitasnya, yaitu kemampuan pembayaran utang yang ditentukan berdasarkan jumlah asetnya. Berikut ini contoh utang jangka panjang:
- Utang obligasi
- Utang wesel jangka panjang
- Kewajiban pajak yang ditangguhkan
- Utang hipotek
- Sewa modal
3. Utang Kontingensi
Terakhir, ada utang kontingensi yang merujuk pada kewajiban yang belum pasti, tetapi berpotensi dialami oleh perusahaan. Contohnya, perusahaan menghadapi tuntutan hukum sebesar Rp60.000.000, maka kewajiban tersebut harus dibayar jika gugatan terbukti benar. Lain halnya kalau gugatan tidak berhasil, maka perusahaan tidak memiliki kewajiban tersebut.
Utang kontingensi hanya perlu dicatat kalau kemungkinan terjadinya cukup besar. Artinya, kemungkinan tersebut cenderung terjadi dan jumlah kewajibannya bisa diperkirakan secara wajar. Contoh utang kontingensi mencakup denda akibat gugatan hukum dan garansi produk.
Proses dan Pengelolaan Account Payable
Dalam bagian ini, Anda tidak hanya mengenal proses pembayaran account payable. Anda juga akan memahami tentang rekonsiliasi account payable yang perlu dilakukan secara rutin. Lihat penjelasannya di bawah ini:
Proses Pembayaran Tagihan
Account payable mulai dicatat dalam pembukuan ketika perusahaan melakukan pembelian barang atau jasa dengan skema kredit atau pembayaran di muka. Sisa utang yang belum terbayar akan dinyatakan dalam tagihan (invoice) yang harus dicatat dalam pembukuan dan mulai dilunasi setelah pengiriman invoice. Batas waktu pembayaran invoice biasanya antara 30 hari hingga 6 bulan, karena account payable merupakan utang jangka pendek.
Berikut skema proses pembayaran tagihan account payable yang sering terjadi di perusahaan:
- Penerbitan Purchase Order (PO) oleh perusahaan ketika memesan barang atau jasa dari vendor. PO ini berisi rinican mengenai jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga satuan unit, dan total harga pembelian.
- Penerimaan invoice: Perusahaan menerima invoice bersamaan dengan barang atau jasa yang dipesan. Invoice berisi rincian mengenai pembelian yang dilakukan perusahaan, seperti tanggal pengiriman, nama barang atau jasa yang dipesan, harga pembelian, jatuh tempo pembayaran, dan lain-lain.
- Verifikasi invoice: Invoice yang diterima oleh perusahaan perlu diverifikasi terlebih dahulu oleh departemen keuangan dengan cara memastikan ke departemen terkait. Departemen keuangan memeriksa kesesuaian data antara invoice dan transaksi yang telah terjadi. Ada tiga dokumen yang diperiksa, yaitu PO, invoice, dan bukti penerimaan barang atau jasa.Â
- Pencatatan invoice: Apabila invoice telah diverifikasi dan datanya sudah sesuai, tim keuangan kemudian mencatat detail invoice tersebut ke dalam pembukuan dan menyimpannya sebagai bukti transaksi. Selanjutnya, invoice akan diajukan untuk persetujuan kepada pimpinan yang berwenang untuk diproses pembayarannya.
- Pembayaran tagihan: Setelah invoice disetujui, barulah tim keuangan melakukan pembayaran tagihan tersebut secara manual maupun otomatis.
Baca Juga:Â Apa itu Brainstorming? Dan Bagaimana Cara Melakukannya?
Pengelolaan dan Rekonsiliasi Account Payable
Selain mengetahui proses pembayaran account payable, Anda juga perlu memahami rekonsiliasi account payable dan tips pengelolaannya agar lebih baik. Lihat penjelasannya di bawah ini:
Mengenal Rekonsiliasi Account Payable
Rekonsiliasi account payable adalah proses verifikasi yang dilakukan untuk memastikan jumlah utang yang tercatat dalam pembukuan sudah sesuai dengan data yang diberikan oleh vendor. Biasanya, proses ini dilakukan sebelum akhir bulan dan bertujuan untuk menjaga keakuratan pencatatan laporan keuangan, termasuk kesesuaian nominal pembayaran dengan vendor.
Rekonsiliasi account payable bisa dilakukan secara tahunan, bulanan, atau bahkan harian sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Namun, akan lebih baik dilakukan rekonsiliasi secara harian supaya segala bentuk ketidaksesuaian bisa dideteksi lebih awal sehingga akurasi data bisa ditingkatkan.
Rekonsiliasi account payable perlu dilakukan secara rutin agar perusahaan terhindar dari masalah yang tidak diinginkan, seperti kesalahan pencatatan atau entri data, potensi kecurangan, dan kurangnya komunikasi yang efektif dengan vendor.
Baca Juga:Â Saatnya Anda Mengetahui Apa Itu Account Executive
Tips Pengelolaan Account Payable
Melihat proses account payable di atas, tidak bisa disangkal bahwa pengelolaan account payable merupakan proses yang rumit dan memakan waktu. Solusinya, Anda bisa menggunakan tiga tips di bawah ini untuk meningkatkan pengelolaan account payable:
- Menggunakan teknologi dalam pengelolaan pembayaran account payable untuk menghindari kesalahan serta mempersingkat proses.
- Pembagian tanggung jawab yang jelas dalam tim keuangan untuk mengatasi kecurangan (fraud).
- Negosiasi dengan vendor mengenai syarat dan ketentuan pembayaran agar sesuai dengan kemampuan dan prioritas perusahaan.
Kesimpulannya, account payable adalah kewajiban yang perlu dibayarkan oleh perusahaan kepada vendor atau mitra yang diajak bekerja sama. Account payable memiliki peran penting supaya kegiatan bisnis perusahaan, baik operasional maupun non-operasional, tetap berjalan sebagaimana mestinya.
Account payable tidak melulu digunakan dalam pembelian barang kepada vendor atau supplier, tetapi juga dalam penggunaan jasa dari perusahaan lain. Contohnya, Anda menggunakan jasa Digital Marketing untuk meningkatkan angka penjualan atau jumlah leads.
Berbicara soal Digital Marketing, sudahkah Anda menerapkan strategi ini dalam pemasaran bisnis? Jika belum, Anda bisa menggunakan jasa Digital Marketing dari ToffeeDev. Sebagai Digital Marketing Agency, kami siap membantu Anda dalam menerapkan strategi pemasaran digital yang sesuai dengan tujuan bisnis yang ingin dicapai. Klik di sini dan mulailah berkonsultasi dengan kami untuk mengetahui strategi Digital Marketing yang sesuai dengan bisnis Anda!
