Dunia bisnis melibatkan banyak faktor untuk mendukung keberhasilannya. System Operating Procedure adalah salah satu hal yang sangat krusial dan wajib hadir dalam operasional bisnis. Komponen panduan yang akrab dengan akronim SOP ini dapat menjadi kunci bagaimana sebuah manajemen bekerja dengan efektif dengan hasil produksi atau pelayanan yang jelas dan maksimal.
Oleh karena itu, Anda perlu lebih memahami informasi lengkap mengenai SOP sebelum menghadirkannya sebagai dasar bisnis. SOP sendiri biasanya mencangkup banyak hal seperti proses perekrutan, training, administrasi, pembukuan, penyerahan gaji dan lain hal sebagainya.
Hampir semua lini dalam sebuah perusahaan bisnis pasti diatur secara jelas dengan SOP. Hal ini lah yang membuat SOP memiliki peran penting dalam menentukan keberhasilan sebuah bisnis. Yuk ketahui apa pengertian, fungsi, manfaat dan cara pembuatan SOP di bawah ini.
Apa Itu Standard Operating Procedure?
SOP (System Operating Procedure) adalah panduan yang menjelaskan bagaimana suatu tugas atau proses harus dilakukan dalam suatu organisasi. SOP biasanya digunakan untuk menjamin konsistensi dan efisiensi dalam menjalankan tugas-tugas tertentu, serta untuk membantu dalam pemecahan masalah jika terjadi kesalahan. SOP dapat digunakan dalam berbagai bidang, termasuk manufaktur, kesehatan, dan pemerintahan.
Baca Juga: Dampak Buruk Plagiarisme dan Bagaimana Cara Menghindarinya
3 Fungsi Standard Operating Procedure
Sebagai panduan atas segala hal dalam dunia bisnis, SOP memiliki beberapa fungsi penting. Tanpa adanya SOP dalam sebuah perusahaan bisnis, tentunya akan menyebabkan banyak hambatan baik untuk manajemen maupun tenaga kerja perusahaan. Berikut ini merupakan beberapa fungsi dari SOP yang perlu Anda ketahui.
1. Konsistensi
Fungsi pertama dari SOP adalah menunjukkan konsistensi bisnis yang dikelola. Mengapa bisa SOP menjadi bukti konsistensi? Hal ini dikarenakan pemberlakuan SOP menunjukkan bahwa perusahaan bisnis memiliki konsistensi pengerjaan tugas maupun melakukan segala aktivitas internal dan eksternal. Dari fungsi utama ini, SOP juga memberikan peranan dalam mengurangi potensi terjadinya masalah pada perusahaan bisnis.
2. Reduksi Kesalahan
Selanjutnya, SOP memiliki fungsi sebagai faktor penting untuk reduksi kesalahan. Segala prosedur operasional yang telah dicantumkan, biasanya sudah mencangkup berbagai macam instruksi pelaksanaan secara detail. Apabila setiap tim di berbagai bidang dalam perusahaan dapat menjalankan tugas dengan benar, maka potensi terjadinya kesalahan pun akan semakin kecil dan terhindar dari risiko kerugian bisnis.
3. Komunikasi
Fungsi terakhir dari diberlakukannya sebuag SOP adalah komunikasi. Sebuah perusahaan bisnis yang memiliki tim yang secara khusus menangani bidang-bidang tertentu dapat menjalin komunikasi dengan kehadiran SOP.
Hal ini dapat berarti bahwa bagaimana sebuah tugas diterima, dikerjakan hingga dievaluasi dapat melalui proses komunikasi yang sinkron dan menguntungkan. Dapat dikatakan bahwa SOP telah menjadi sebuah inovasi baru yang digunakan perusahaan bisnis untuk mengkomunikasikan setiap perubahaan atau jalannya proses kepada karyawannya.
Baca Juga: Seperti Inilah Cara Menambahkan Menu di WordPress yang Bisa Anda Coba
5 Manfaat Standard Operating Procedure
Mengapa kehadiran SOP ini sangat penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi? Hal ini dikarenakan SOP mampu memberikan banyak manfaat baik untuk pihak internal maupun eksternal. Ada beberapa manfaat dari SOP yang mungkin dapat membuat Anda paham mengapa komponen ini harus ada dalam sebuah perusahaan dan juga organisasi.
1. Memberi Panduan yang Jelas
Manfaat pertama yang diberikan ketika memberlakukan SOP tentunya adalah peran penting adanya sebuah panduan yang jelas. Memberikan panduan yang jelas dan sistematis ini bermanfaat untuk melakukan tugas-tugas tertentu, sehingga meningkatkan efisiensi dan mengurangi kemungkinan kesalahan.
2. Memastikan Konsistensi
Bagaimana SOP dapat memastikan konsistensi bisnis? Hal ini dikarenakan komponen ini mampu memastikan konsistensi dalam proses-proses yang dilakukan, sehingga meningkatkan kualitas produk atau jasa yang diberikan.
Baca Juga: 7 Manfaat SOP Bagi Pelaku Bisnis Kecil
3. Membantu Proses Training
Ketika menerima karyawan baru, pastinya Anda perlu melakukan pelatihan agar tugas yang diberikan dapat selesai dengan benar dan tepat. SOP membantu dalam pelatihan karyawan baru, karena mereka dapat mengikuti panduan yang jelas.
4. Mempermudah Audit
Audit menjadi salah satu tim perusahaan yang sangat penting untuk keberlangsungan bisnis. SOP ini akan mempermudah dalam melakukan audit dan pengendalian mutu, karena ada dokumentasi yang jelas mengenai proses-proses yang dilakukan.
5. Identifikasi Masalah
Manfaat yang terakhir adalah SOP mampu menjadi alat identifikasi masalah. Komponen ini membantu dalam mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang mungkin terjadi, karena ada dokumentasi yang jelas mengenai proses-proses yang dilakukan
7 Cara Pembuatan Standard Operating Procedure
Setelah mengetahui apa pengertian, fungsi dan manfaat dari SOP, lalu bagaimana cara membuatnya? SOP dapat disesuaikan dengan bidang bisnis serta kebutuhan internal maupun eksternal perusahaan. Anda dapat mencoba beberapa cara di bawah ini untuk pembuatan SOP.
1. Identifikasi Proses
Cara pertama adalah mengidentifikasi proses yang akan ditulis dalam SOP. Pilih proses yang penting dan sering dilakukan, serta memiliki dampak signifikan terhadap kualitas produk atau jasa yang diberikan.
2. Pengumpulan Informasi
Kumpulkan informasi tentang proses yang akan ditulis. Cara ini dapat dilakukan dengan wawancara dengan karyawan yang melakukan proses tersebut, observasi, atau studi dokumen yang relevan.
3. Membuat Outline SOP
Cara pembuatan SOP yang ketiga adalah outline yang berfungsi sebagai petunjuk informasi mengenai perusahaan bisnis. Anda perlu membuat struktur dasar SOP yang akan ditulis, termasuk judul, tujuan, lingkup, definisi istilah, prosedur, tanggung jawab, dan referensi yang digunakan.
Baca Juga: Apa Itu Surplus Konsumen? Ini Pengertian dan Cara Menghitungnya
4. Tulis Prosedur Secara Detail
Selanjutnya, tulis prosedur perusahaan bisnis secara detail. Deskripsikan setiap tahapan proses secara jelas dan sistematis, serta berikan contoh atau gambar yang memudahkan pemahaman.
5. Review dan Validasi
Mintalah beberapa orang yang berwenang untuk meninjau dan memberikan masukan tentang SOP yang ditulis. Revisi SOP sesuai dengan masukan yang diterima.
6. Distribusikan
Distribusikan SOP kepada semua yang terkait dan lakukan pelatihan bagi karyawan yang akan menjalankan proses tersebut. Dengan proses distribusi ini, maka setiap elemen perusahaan akan lebih memahami bagaimana sistem operasional yang berlaku di perusahaan.
7. Monitoring dan Evaluasi
Cara selanjutnya adalah melakukan monitoring proses yang sudah diatur dalam SOP. Kemudian, evaluasi hasilnya secara berkala, lakukan perbaikan jika diperlukan.
Itulah tadi informasi lengkap mengenai SOP (Standard Operating Procedure) yang perlu Anda ketahui. Penting untuk diingat bahwa adanya SOP dalam sebuah perusahaan bisnis sangat memengaruhi manajemen dan operasional produksi atau layanan yang ditawarkan. Oleh karena itu, pastikan Anda telah membuat SOP secara benar dan tepat.
Butuh bantuan profesional untuk kembangkan bisnis Anda? Yuk ketahui berbagai layanan yang bisa membantu bisnis Anda dari Toffeedev. Mulai dari graphic design, digital marketing, artikel SEO dan berbagai jenis periklanan untuk membantu branding bisnis jadi lebih mudah. Tunggu apa lagi? Hubungi Toffeedev sekarang juga, konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama kami.
