Pada dasarnya, planning adalah sebuah perencanaan yang terstruktur dan jelas, dengan tujuan kelancaran suatu kegiatan. Saat Anda ingin mencapai sesuatu yang diinginkan, tentulah harus disertai dengan langkah-langkah yang matang, agar tujuan tersebut dapat tercapai.
Jika kehidupan atau bisnis Anda diibaratkan sebagai sebuah kapal, maka planning adalah sistem arah atau navigasi yang akan memandu arah bagi kehidupan atau bisnis Anda ke mana ia akan berlayar.
Seberapa jauh planning dapat memengaruhi kehidupan maupun bisnis Anda? Mari kita simak bersama ulasan berikut ini.
Apa Itu Planning?
Dilansir dari Investopedia, planning adalah dokumen tertulis yang menjelaskan secara terperinci penentuan tujuan hingga cara seseorang atau sebuah bisnis dapat mencapai tujuannya.
Planning merupakan fungsi manajemen dasar yang melibatkan keputusan sebelumnya tentang apa, kapan, siapa, dan bagaimana sebuah tujuan dapat tercapai melalui tahapan-tahapan tertentu. Planning melibatkan pemikiran logis serta pengambilan keputusan yang rasional.
Secara sederhananya, planning adalah bagaimana Anda berpikir sebelum tindakan terjadi. Planning dapat membantu kita untuk sedikit mengintip masa depan, dan memutuskan terlebih dahulu tentang apa saja cara yang bisa digunakan untuk menghadapi situasi tersebut.
Dalam dunia bisnis, istilah planning sangatlah lazim digunakan. Itulah sebabnya, orang-orang mengenal istilah rencana bisnis atau business plan.
3 Tujuan Planning
Tujuan utama dari planning adalah memaksimalkan kesehatan, keselamatan, dan kesejahteraan ekonomi seseorang. Tujuan tersebut merupakan hasil penjabaran dari visi serta misi yang dimiliki seseorang, atau perusahaan.
Adapun tiga tujuan penting dari planning, antara lain:
1. Pemberi Arahan kepada Diri Sendiri, Tim, atau Perusahaan
Planning bertujuan agar seseorang, tim atau sebuah perusahaan memiliki sebuah arahan yang jelas, atau gambaran tentang langkah-langkah yang harus disusun dan diambil, untuk menghadapi tantangan masa depan.
2. Meminimalisir Dampak Perubahan yang Merugikan
Planning dapat mengurangi kemungkinan buruk, atau potensi kegagalan dari seseorang, tim atau perusahaan dalam mencapai tujuannya. Potensi kegagalan tersebut dapat diminimalisir menggunakan planning yang mengandung risk control. Artinya, jika potensi kegagalan dalam sebuah kegiatan terjadi, maka rencana tetap dapat berjalan dengan semestinya, tanpa menghambat hal lainnya.
Baca Juga: Content Planner: Definisi, Tugas, dan Skill yang Dibutuhkan Seorang Content Planner
3.Pengurangan Ketidakpastian
Planning memiliki tujuan untuk mengurangi ketidakpastian serta kendala efektivitas dalam suatu kegiatan. Planning dapat mengatasi beberapa masalah seperti agenda yang tidak terstruktur, ketidakpastian rencana, hambatan tidak terduga, dan lain sebagainya.
5 Manfaat Planning
Planning memberikan banyak manfaat yang dapat memfasilitasi seseorang, tim, maupun perusahaan untuk mencapai suatu kemajuan yang signifikan. Beberapa manfaat planning yakni:
1. Memberikan Panduan untuk Tindakan
Kehadiran planning dapat membantu setiap tindakan dari seseorang, tim, atau perusahaan bisa berjalan dengan fokus menuju satu hasil yang diinginkan. Ketika semua mindset dan tindakan berada dalam satu koordinasi yang baik, tentu hasil yang diinginkan akan tercapai dengan lebih efektif.
2. Mampu Meningkatkan Sumber Daya
Planning dapat membantu meningkatkan pemanfaatan sumber daya yang efektif, agar bisa tetap bekerja dengan produktif. Dalam sebuah perusahaan, planning adalah solusi terbaik bagi manajer untuk menentukan alokasi sumber daya terbaik untuk setiap jobdesk, sehingga manfaat yang didapatkan akan maksimal.
3. Memberikan Komitmen dan Motivasi
Jika tidak memiliki tujuan maupun keinginan yang jelas, tentunya seseorang tidak akan termotivasi untuk melakukan sesuatu. Planning akan mengurangi ketidakpastian tersebut, dan dapat menunjukkan tentang apa yang bisa seseorang dapatkan ketika mereka melakukan suatu kegiatan.
4. Menjadi Penetapan Standar Kerja
Planning dapat mendefinisikan hasil yang diinginkan, dan pencapaian untuk menentukan kemajuan suatu tim atau perusahaan. Planning dapat menentukan standar penilaian perkembangan sebuah kinerja, apakah sudah berkembang, masih ada yang perlu dikoreksi, ataupun melenceng dari tujuan utama.
5. Terciptanya Fleksibilitas
Melalui proses penetapan tujuan utama, seseorang atau tim dapat memantau dan mengidentifikasi faktor-faktor penting yang berhubungan dengan tujuan tersebut. Oleh karena itu, ketika sebuah perubahan terjadi, maka seseorang atau tim dapat dengan cepat melakukan mendeteksi dan mengetahui solusinya.
3 Jenis Planning
Anda dapat mengenali berbagai jenis planning dari jangka waktu, tingkatan, dan ruang lingkupnya. Berikut penjelasannya:
1.Berdasarkan Jangka Waktu
Dilihat dari jangka waktunya, planning dapat dibagi menjadi dua waktu, yaitu jangka pendek, dan panjang
a. Planning Jangka Pendek
Planning jangka pendek merupakan perencanaan yang dibuat untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu dekat. Biasanya planning ini dibuat untuk durasi kurang dari lima tahun. Beberapa contohnya seperti sesi pelatihan dasar anggota baru, dan kursus singkat.
b. Planning Jangka Panjang
Planning ini merupakan perencanaan yang dibuat untuk mencapai satu atau beberapa tujuan dengan waktu yang sangat panjang. Planning jangka panjang memiliki durasi pencapaian tujuan dalam kurun waktu lebih dari lima tahun.
Baca Juga: 3 Cara Menggunakan Google Keyword Planner
2. Berdasarkan Tingkatan
Planning dapat dilihat dari cakupan tindakan yang lebih terperinci dengan respons tertentu. TIngkatan yang dimaksud di sini adalah tingkat urgensi dari capaian tujuan itu sendiri. Misalnya, jika terjadi suatu peristiwa atau keadaan darurat yang tidak terduga, seperti cuaca ekstrem, atau bencana alam yang mengganggu operasi, maka akan terdapat beberapa planning baru yang muncul, sesuai dengan tingkatan urgensinya.
3. Berdasarkan Ruang Lingkup
Planning mencakup tujuan dan tugas dengan jangka waktu tertentu yang dirancang untuk ruang lingkup yang berbeda-beda. Misalnya, pada ruang lingkup operasional rutin seperti maintenance, planning yang dibuat akan memiliki durasi yang cukup panjang. Sedangkan untuk ruang lingkup acara, seperti wedding organizer di suatu pernikahan, maka planning yang dibuat cenderung memiliki durasi yang pendek.
7 Langkah Sederhana Membuat Planning
Terdapat 7 langkah penting yang harus Anda jalankan di dalam membuat sebuah planning. Langkah-langkah berikut ini akan membantu Anda untuk mendapatkan perencanaan aksi bisnis yang terbaik.
1. Menentukan Tujuan Akhir Bisnis
Dalam menentukan tujuan bisnis, Anda dapat menggunakan kriteria SMART:
- Specific, terdefinisi dengan baik dan jelas
- Measurable, penentuan bisnis harus selalu disertai dengan indikator yang terukur
- Attainable, tujuan bisnis haruslah realistis dan dapat dicapai dengan sumber daya, dana, waktu, dan pengalaman yang ada
- Relevant, tujuan akhir bisnis harus memiliki tujuan-tujuan kecil yang sejalan dan relevan.
- Time-Bound, Tujuan akhir harus memiliki waktu selesai yang jelas dan logis.
2. Buat Daftar Langkah yang Harus Diikuti
Buat template kasar untuk mencantumkan semua tugas yang harus dilakukan, tanggal jatuh tempo, dan orang yang bertanggung jawab. Anda harus memastikan bahwa seluruh tim terlibat dalam proses ini dan memiliki akses ke dokumen tersebut. Dengan cara ini setiap orang akan menyadari peran dan tanggung jawab mereka dalam proyek.
Pastikan bahwa setiap tugas didefinisikan dengan jelas dan dapat dicapai. Jika Anda menemukan tugas yang lebih besar dan kompleks, bagi menjadi tugas yang lebih kecil yang lebih mudah untuk dijalankan dan dikelola.
3. Membuat Prioritas Tugas, dan Tenggat Waktu
Anda perlu membuat dan membagi prioritas-prioritas tugas dengan jelas dan rapi. Tambahkan tenggat waktu, dan pastikan tenggat itu realistis. Hal ini bertujuan untuk memastikan kelancaran jalannya planning.
Jika diperlukan, konsultasikan hal ini dengan orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya, sehingga Anda dapat paham terlebih dahulu kapasitasnya sebelum memutuskan tenggat waktu.
4. Buatlah Achievement Checkpoint
Achievement Checkpoint dapat diibaratkan sebagai kumpulan gol mini yang mengarah ke tujuan utama di akhir. Hal ini berguna untuk memberikan dan mempertahankan motivasi anggota tim dalam jangka waktu yang lama.
Baca Juga: Mengenal Marketing Action Plan Lebih Dalam
5. Identifikasi Kebutuhan Sumber Daya
Pastikan Anda memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan tugas yang ada, dengan tetap memperhatikan anggaran yang dimiliki. Tentukan dan catat semua kategori-kategori sumber daya, dana yang dibutuhkan serta keuntungannya.
6. Visualisasikan Rencana Tindakan
Inti dari langkah ini adalah untuk menciptakan sesuatu yang dapat dipahami semua orang dalam sekejap dan dapat dibagikan dengan semua orang.
Pastikan rencana tersebut mengomunikasikan dengan jelas elemen yang telah diidentifikasi sejauh ini, mulai dari tugas, pemilik tugas, tenggat waktu, sumber daya, dan lainnya.
7. Pantau, Evaluasi, dan Perbaharui
Alokasikan waktu Anda untuk mengevaluasi kemajuan yang telah dibuat dengan tim. Anda dapat menandai tugas yang telah selesai serta memperhatikan bagaimana Anda dan tim telah bergerak menuju tujuan.
Anda juga perlu mengetahui kekurangan atau hambatan yang terjadi, dan mencari solusi yang tepat, dan selanjutnya memperbaharui rencana tindakan yang sesuai.
Planning adalah hal yang wajib dilakukan untuk memastikan usaha Anda sudah dan tetap berada di jalur yang tepat.
Pada umumnya Anda dapat mulai membuat sendiri skema planning sederhana sebagai langkah awal pergerakan bisnis Anda. Namun, perlu diperhatikan juga bahwa dalam setiap perencanaan yang ada, Anda sangat disarankan untuk melibatkan tim ahli yang sangat kompeten di bidang tersebut. Tujuannya adalah agar perencanaan bisnis yang Anda susun, dapat direalisasikan dengan efektif, dan tepat sasaran.
Misalnya, ketika Anda membutuhkan perencanaan pemasaran melalui digital marketing dan pembuatan situs web profesional, Anda dapat menggunakan digital marketing agency seperti ToffeeDev.
Sebagai salah satu Digital Marketing Agency Indonesia di Jakarta, ToffeeDev siap membantu Anda dalam mengembangkan situs web, dan membantu Anda untuk merencanakan dan menerapkan strategi Digital Marketing terbaik yang tepat sasaran, dan mencapai tujuan bisnis Anda.
Tunggu apa lagi? Mari mulai mendigitalkan bisnis Anda bersama ToffeeDev, sebelum pesaing bisnis Anda melakukannya.
