Purchasing: Pengertian, Proses, dan Fungsinya

purchasing adalah

Purchasing adalah suatu kegiatan bisnis yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan bahan baku, barang jadi, jasa, atau kebutuhan produksi dan operasional lainnya dari pihak luar. Di dalam dunia bisnis, purchasing atau pembelian adalah hal yang sangat penting untuk menjaga kelangsungan bisnis serta meningkatkan keuntungan perusahaan.

Melalui artikel ini, Anda akan mempelajari apa yang dimaksud dengan purchasing di dalam bisnis dengan lebih mendalam. Mari simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Pengertian Purchasing

Purchasing adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk membeli barang atau jasa dari pihak luar demi memenuhi kebutuhan produksi atau operasional perusahaan. Purchasing mencakup semua tahap yang terkait dengan pengadaan barang atau jasa dari awal hingga akhir, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pembayaran kepada pemasok.

Purchasing memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga kelangsungan bisnis perusahaan. Dengan melakukan purchasing yang tepat, perusahaan dapat memenuhi kebutuhan produksi atau operasionalnya dengan lebih efisien dan efektif. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk mengurangi biaya produksi atau operasional, meningkatkan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan, dan meningkatkan keuntungan perusahaan secara keseluruhan.

Selain itu, purchasing juga dapat membantu perusahaan dalam membangun hubungan yang baik dengan pemasok. Dalam jangka panjang, hubungan yang baik dengan pemasok dapat membantu perusahaan untuk mendapatkan harga yang lebih baik, kualitas produk atau jasa yang lebih baik, dan layanan purnajual yang lebih baik. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kinerja dan daya saingnya di pasar.

Dalam melakukan purchasing, perusahaan perlu memperhatikan etika bisnis dan kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku. Perusahaan harus memastikan bahwa semua kegiatan purchasing yang dilakukan telah memenuhi standar etika bisnis dan tidak melanggar hukum atau regulasi yang berlaku. Dengan melakukan purchasing yang etis dan patuh terhadap regulasi, perusahaan dapat membangun citra yang baik di mata konsumen, pemasok, dan masyarakat luas.

Proses Purchasing

Proses purchasing terdiri dari beberapa tahap yang harus dilalui oleh perusahaan untuk melakukan pembelian barang atau jasa dari pemasok. Berikut ini adalah tahap-tahap proses purchasing.

1. Identifikasi Kebutuhan

Tahap pertama dalam proses purchasing adalah identifikasi kebutuhan. Pada tahap ini, perusahaan harus mengidentifikasi kebutuhan akan barang atau jasa yang akan dibeli. Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan survei kebutuhan dari berbagai departemen di dalam perusahaan atau melalui analisis data historis pembelian. Setelah kebutuhan telah diidentifikasi, perusahaan dapat membuat daftar barang atau jasa yang diperlukan, jumlah yang dibutuhkan, serta spesifikasi teknis yang harus dipenuhi.

2. Pemilihan Vendor

Setelah kebutuhan telah diidentifikasi, tahap selanjutnya adalah pemilihan vendor. Pada tahap ini, perusahaan harus mencari vendor yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya. Vendor yang dipilih harus memenuhi kriteria-kriteria seperti kualitas produk atau jasa yang dihasilkan, harga yang bersaing, waktu pengiriman yang tepat, serta layanan purnajual yang baik.

Baca Juga: Perbedaan Reseller dan Dropship: Cari Tahu yang Lebih Untung

3. Negosiasi Kontrak

Setelah vendor dipilih, tahap selanjutnya adalah negosiasi kontrak. Pada tahap ini, perusahaan dan vendor akan melakukan negosiasi harga, jumlah, waktu pengiriman, serta syarat dan ketentuan lain yang terkait dengan kontrak pembelian. Negosiasi kontrak harus dilakukan dengan hati-hati dan transparan untuk memastikan bahwa semua pihak memahami dan menyetujui syarat dan ketentuan yang telah disepakati.

4. Pemesanan Barang

Setelah negosiasi kontrak selesai, tahap selanjutnya adalah pemesanan barang. Pada tahap ini, perusahaan akan membuat pesanan resmi kepada vendor dengan mengirimkan purchase order atau surat pesanan. Purchase order harus mencantumkan detail barang atau jasa yang dipesan, jumlah yang dibutuhkan, harga yang disepakati, waktu pengiriman, serta syarat dan ketentuan lain yang terkait dengan pemesanan.

5. Pengiriman Barang

Setelah pesanan telah dibuat, tahap selanjutnya adalah pengiriman barang. Pada tahap ini, vendor akan mengirimkan barang atau jasa yang telah dipesan oleh perusahaan. Perusahaan harus memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan pesanan yang telah dibuat, memiliki kualitas yang baik, serta memenuhi spesifikasi teknis yang telah ditentukan sebelumnya.

Baca Juga: Pentingnya Riset Kata Kunci sebelum Membuat Konten Website

6. Penerimaan Barang

Setelah barang atau jasa telah diterima, tahap selanjutnya adalah penerimaan barang. Pada tahap ini, perusahaan akan melakukan pemeriksaan terhadap barang atau jasa yang telah diterima untuk memastikan bahwa barang atau jasa tersebut memenuhi standar kualitas yang telah ditentukan. Jika barang atau jasa tidak memenuhi standar kualitas yang telah ditentukan, perusahaan dapat melakukan pengembalian barang atau negosiasi dengan vendor terkait.

7. Pembayaran Tagihan

Setelah barang atau jasa diterima dan memenuhi standar kualitas yang telah ditentukan, tahap selanjutnya adalah pembayaran tagihan. Pada tahap ini, perusahaan harus membayar tagihan kepada vendor sesuai dengan syarat dan ketentuan yang telah disepakati dalam kontrak pembelian. Pembayaran tagihan harus dilakukan tepat waktu agar tidak menimbulkan masalah atau konflik dengan vendor. Perusahaan harus memastikan bahwa pembayaran telah dilakukan dengan benar dan memenuhi persyaratan yang telah disepakati.

banner

Fungsi Purchasing dalam Bisnis

Fungsi bagian purchasing bukan hanya sekadar membeli barang atau jasa yang diperlukan, tetapi juga membantu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis. Berikut ini adalah beberapa fungsi bagian purchasing di dalam sebuah bisnis.

1. Menjaga Ketersediaan Barang

Fungsi bagian purchasing yang utama adalah menjaga ketersediaan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Dengan melakukan pengadaan barang atau jasa secara tepat waktu, perusahaan dapat memastikan ketersediaan barang atau jasa yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi atau operasional.

Tidak hanya itu saja, pada proses purchasing, orang yang bertanggung jawab juga harus memastikan bahwa stok barang yang dipesan tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. Dengan begitu, perusahaan dapat menghemat biaya dan menghindari risiko dalam kelebihan atau kekurangan stok barang. Untuk itu, banyak perusahaan yang sudah memanfaatkan sistem purchasing dan inventory seperti produk Mekari Jurnal yang dapat memudahkan manajemen proses tersebut.

2. Mengoptimalkan Biaya Pembelian

Fungsi purchasing yang selanjutnya adalah untuk mengoptimalkan biaya pembelian yang dikeluarkan perusahaan. Dalam melakukan pembelian, orang yang bertanggung jawab dalam proses purchasing harus mempertimbangkan kualitas barang atau jasa yang dibeli, harga, dan layanan purnajual yang ditawarkan oleh vendor.

Dengan melakukan negosiasi kontrak yang baik, bagian purchasing dapat memperoleh harga yang lebih kompetitif dan menghemat biaya pembelian. Selain itu, bagian purchasing juga harus mempertimbangkan keuntungan jangka panjang dan menghindari pembelian impulsif yang dapat meningkatkan biaya pembelian.

Baca Juga: 3 Pengaruh Brand Awareness Bisnis yang Positif bagi Perusahaan

3. Meningkatkan Kualitas Barang atau Jasa

Fungsi bagian purchasing yang sangat penting adalah untuk meningkatkan kualitas barang atau jasa yang dibeli. Orang yang bertanggung jawab dalam proses purchasing harus memastikan bahwa vendor yang dipilih dapat memproduksi barang atau jasa yang berkualitas dan sesuai dengan spesifikasi teknis yang telah ditentukan.

Dalam hal ini, bagian purchasing harus mempertimbangkan kualitas bahan baku, proses produksi, serta layanan purnajual yang ditawarkan oleh vendor yang dipilih. Dengan membeli barang atau jasa yang berkualitas, perusahaan dapat meningkatkan kualitas produk atau layanan yang ditawarkan kepada pelanggan.

Selain purchasing, bagian yang tidak kalah pentingnya dalam bisnis adalah pemasaran. Di era yang sudah serba digital seperti sekarang, penerapan pemasaran digital seperti SEO dan Ads adalah hal yang wajib dilakukan. Jika Anda tidak dapat melakukan hal tersebut, ada Digital Marketing Agency ToffeeDev yang dapat membantu. Kami menawarkan berbagai layanan pemasaran digital yang tepat sasaran, mulai dari SEO, Ads, dan masih banyak lagi. Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut, klik di sini!

Share this post :

Capai Target Pasar Bisnis Anda!

Dapatkan Konsultasi Gratis bersama ToffeeDev!

Scroll to Top